Microsoft Word Mail Merge funktion är utformad för att underlätta skapandet av dokument som standardbrev . Med Koppla dokument kan du länka ett Word- dokument till en datakälla som ett Excel-ark , och använd sedan " slå ihop fält " för att dra data automatiskt från denna kalkylblad och infoga det i flera kopior av dokumentet . Detta ger dig möjlighet att snabbt skapa en uppsättning dokument med liknande men variabel information , till exempel kundnamn eller bidrag uppgår . Instruktioner
Anslut ditt Word- dokument till en datakälla
1
Välj " Utskick " fliken och klicka på " Välj mottagare . "
2
Klicka " , Välj från Outlook-kontakter " att dra dina uppgifter från din adressbok i Outlook , eller " Använd befintlig lista " för att välja en separat databasfil . Du kan också klicka på " Type Ny lista " för att snabbt skapa och spara en databas via Word . Använd formuläret som visas för att skapa listan .
3
Klicka på " Redigera mottagare List " efter datakällan är ansluten till göra ändringar av uppgifterna Word kommer att dra från källan .
Infoga kopplingsinstruktioner
4
Välj " Utskick " fliken och klicka på " Match Fields . "
5
Använd drop - menyn bredvid varje datalänkfält typ att välja en typ av data som hämtas från datakällan . Om du använder en Outlook kontaktlista , kommer dessa datatyper sannolikt att matchas redan . Om du använder ett Excel-kalkylblad eller annan databasfil , kommer du att matcha varje fälttyp till en kolumnrubrik . Klicka på " OK " när du är klar .
6
Klicka på " Infoga kopplingsinstruktion " på " Utskick " fliken , och välj vilket fält du vill infoga . Kom ihåg att varje fält är knutna till en särskild kolumn med data i datakällan . Den " Efternamn " fältet , till exempel , kan kopplas till en kolumn med rubriken " Efternamn ". Fältet visas på platsen för markören .
7
Klicka på " Slutför och Merge " på " Utskick " fliken för att redigera enskilda dokument inom din inställda eller skriva ut hela uppsättningen . "Skriv ut " i dialogrutan kan du välja om du vill skriva ut kopior motsvarar endast till ett visst antal poster i datakällan , eller till hela källan .
