Microsoft Word 2007 mäter ett dokuments läsbarhet på två sätt . Den Flesch Ease test ger en poäng mellan 1 och 100 : ett lågt antal korrelerar till låg läsbarhet och en hög siffra indikerar enkel avläsning . Den Flesch - Kincaid-poäng poäng uppskattar högsta elementär klass nivå där eleverna kunde läsa dokumentet lätt . Båda testerna använder meningen och ordet längder för att beräkna sina poäng . För mycket läsbarhet gör ett dokument ljud förenklat eller barnslig , för lite läsbarhet , å andra sidan , skymmer kommunikation och gör en bombastiska dokument ljud. Skjut för en gyllene medelväg : en professionell , förståeligt dokument . Instruktioner
Ökad läsbarhet
1
Divide några långa meningar i två eller flera meningar . Om en mening innehåller två olika idéer, t.ex. dela upp dem i två separata meningar. Försök kontrollera skiljetecken för långa meningar för att avgöra om du kan dela upp dem : Leta efter en paus mitt i en mening , till exempel ett semikolon , ett streck , eller ett kommatecken och en konjunktion
2
Korta meningar genom att förenkla meningsbyggnad . Att kommunicera en idé koncist , skriver i en direkt , aktiv röst . Börja med föremål av meningen och sedan beskriva den viktigaste åtgärden . Använd genitiv i stället för genitiv fraser , fokusera på verb i stället för substantiv , använd enkel grammatik . Upprepa inte dina idéer och inte förklara onödan . Radera ordrik fraser som egentligen inte kommunicerar något innehåll , t.ex. " för att . " Använd ett specifikt ord i stället för en beskrivande fras och fokusera på verb i stället för substantiv . Till exempel , skriv inte , " Faktum i frågan är , idéerna av våra medarbetare är viktiga för oss för att vi bryr oss om dem . " Istället skriver , " Vi bryr oss om våra medarbetares idéer . " Addera 3
använda kortare ord så länge de fortfarande kommunicera ditt budskap på rätt sätt . Leta efter branschens jargong , komplexa ord , ord som få människor känner till och ord som låter imponerande eller ovanligt . Ersätt varje onödigt långa ord eller komplicerade fras med en enklare , kortare ord . Till exempel , inte skriva , " Använda mental engagemang förbättrar din förmåga att överskrida normaliteter för dina prestationer . " Istället skriver , " Fokusera på ditt arbete för att förbättra dina resultat . "
4
Fokusera på att uttrycka dina idéer tydligt , direkt och enkelt i hela dokumentet . Kom ihåg , är det huvudsakliga målet att kommunicera effektivt och läsarna kanske missar ditt meddelande om det skyms av ordrika språket .
Sänkning Läsbarhet
5
Kombinera relaterade meningar för att öka straff längder . Om två meningar beskriver olika aspekter av samma idé , eller olika handlingar som hör till samma sekvens , och sedan kombinera dem . Du kan ansluta olika meningar genom att lägga till ett semikolon , ett streck , eller ett kommatecken och en förening , eller så kan du kombinera sina idéer i ett längre en del mening .
6
Beskriv dina idéer grundligt för att expandera meningen längd . Gör dock inte lägga onödiga ord , fraser som egentligen inte säga något, eller upprepning som inte förbättrar tydligheten . Istället fokuserar på att kommunicera tydligt genom att förklara saker exakt och på djupet .
7
Använd specifika ord i stället för kortare , mer generella. Lämna korta , tydliga ord ensam , men leta efter de ord som är generiskt , vaga , juvenil eller slang . Ersätta dessa ord med längre ord som är stark , tydlig , specifik och professionellt . Till exempel , skriv inte , " Arbeta hårt , göra ett bra jobb och vara snäll mot andra. " Istället skriver , " Fokusera på dina arbetsuppgifter , arbeta flitigt och noggrant , och behandla dina medarbetare med respekt och artighet . "
8
uttrycka dina idéer grundligt och specifikt i hela dokumentet . Förbättra eventuella svaga , enkla eller oklara delar . Kom ihåg , är det huvudsakliga målet att kommunicera effektivt , och dina läsare kan missförstå ditt meddelande om du inte presentera den helt .
