Du har rätt att tänka på den dokumentation som behövs för en kalkylbladdesign! Det hjälper till att göra kalkylbladet förståeligt, underhållbart och återanvändbart. Här är en uppdelning av vad du behöver och varför:
Viktig dokumentation:
1. Projektkrav:
- Syfte: Vad är kalkylbladet avsett att åstadkomma? Vilka problem löser det?
- Målanvändare: Vem kommer att använda kalkylbladet? Vad är deras kompetensnivåer?
- Datakällor: Var kommer uppgifterna ifrån? Hur ofta kommer det att uppdateras?
- Utgångar: Vilken information måste genereras? I vilka format?
- Begränsningar: Finns det några begränsningar för datatyper, formler eller formatering?
2. Data Dictionary:
- kolumnhuvuden: En tydlig beskrivning av varje kolumn i kalkylbladet.
- Datatyper: Definiera datatyperna för varje kolumn (t.ex. text, siffror, datum).
- enheter: Om tillämpligt anges mätenheterna (t.ex. dollar, mätare).
- Dataintervall: Definiera de tillåtna värdena för varje kolumn (t.ex. åldersintervall, produktkategorier).
- Dataförhållanden: Beskriv alla förhållanden mellan kolumner (t.ex. en-till-många, korsreferenser).
3. Formeldefinitioner:
- Formelbeskrivningar: Förklara syftet och logiken för varje formel som används.
- Formelreferenser: Ange cellerna som hänvisas till i varje formel.
- antaganden: Ange eventuella antaganden i formelberäkningarna.
- Exempel: Ge exempelberäkningar för att illustrera formelns beteende.
4. Layout och formatering:
- arkstruktur: Beskriv organisationen av kalkylbladet (t.ex. separata ark för data, beräkningar, utgångar).
- formatering: Ange riktlinjer för formatering (t.ex. teckensnitt, färger, cellinriktning).
- diagram och grafer: Beskriv alla diagram eller grafer som används i kalkylbladet.
5. Användarhandbok:
- Instruktioner: Ge steg-för-steg-instruktioner för att använda kalkylbladet.
- Tips och tricks: Erbjuda användbara tips för att maximera kalkylbladets funktionalitet.
- Felsökning: Ta itu med vanliga problem och tillhandahålla lösningar.
Ytterligare dokumentation (valfritt men fördelaktigt):
* Regler för datavalidering: Definiera regler för datainmatning för att säkerställa noggrannhet och konsistens.
* Felhantering: Dokumentera hur fel kommer att detekteras och hanteras.
* Versionskontroll: Håll en historia av ändringar som gjorts i kalkylbladet.
* ordlista: Definiera alla tekniska termer som används i kalkylbladet.
Tips för effektiv kalkylbladdesign:
* håll det enkelt: Undvik onödig komplexitet.
* Använd beskrivande namn: Gör kolumnrubriker och arknamn tydliga och förståeliga.
* Testa noggrant: Validera kalkylbladet med olika datascenarier.
* kommunicera effektivt: Dela dokumentationen med alla användare.
Genom att ta dig tid att dokumentera din kalkylarkdesign skapar du ett mer robust och underhållsverktyg som är lättare att använda och förstå.
