Bland de bekvämligheter som erbjuds av elektroniska produktiviteten sviter som Microsoft Office , är Corel WordPerfect eller Google Docs förmågan att organisera och sortera data genom att trycka på en knapp . Medan maskinskrivare i pre - dataåldern skulle ha gjorts för att åter skriva en lista varje gång de ville lägga till nya poster , kan du lägga till nya kontakter i din adressbok listan --- och alphabetize den med sina efternamn --- med bara ett par klick på musen . Instruktioner
1
Separata och efternamn i olika kolumner om dina kalkylblad beställer dem som " Förnamn Efternamn " --- " Jane Doe " och " John Smith , " till exempel . Dubbelklicka på rubriken för den kolumn som innehåller namnen och håll ner " Ctrl " och "C" knapparna samtidigt för att kopiera den . Klicka någonstans på kalkylbladet till de- markera kolumnen och sedan hålla ner " Ctrl " och "V" knapparna samtidigt för att klistra in din nya kolumnen . Dubbelklicka på den här kolumnens rubrik och håll ner " Ctrl " och " H " knapparna samtidigt för att öppna upp en " Ersätt " i dialogrutan . Lämna " Sök "-fältet tomt och placera en " @ " tecknet i " Ersätt " fältet , klicka sedan på " Ersätt alla . " Håll ner " Ctrl " och " H " nycklar igen , den här gången kommer in " ? * @ " I " Sök "-fältet och lämnar " Ersätt " fältet tomt . Klicka på " Ersätt alla " för att ta bort de första namnen från denna kopia kolumnen .
2
Sortera listan efter efternamn . Drop -down "Data " -menyn och klicka på " Sortera ", välj sedan värdet för kolumnen som innehåller nu bara efternamn . Klicka på " Visa " för att sortera listan enligt dessa värderingar .
3
bort kolumnen som du använde för att sortera dina data om du inte vill hålla den i din kontaktlista , hålla i åtanke att du kan upprepa steg 1 när som helst du vill ordna dina data , t.ex. om du lägger till en ny post . Dubbelklicka på kolumnrubriken och tryck på " Delete " -tangenten .
