Dokument har mycket större rörlighet än de gjorde även 10 år sedan , och det är alldeles för lätt för en anställd att använda fel dokumentet , för sekretessbelagt material att komma i orätta händer eller att tappa kontrollen över nödvändig information . Om du förstår flödet av arbetet genom din organisation , kan du skapa ett system som informationskanaler till de människor som behöver det och som stänger andra kanaler för att hålla detta material från att gå i en riktning som kan dränka eller ens dränka ditt företag . Instruktioner
1
Tilldela parametrar för att säkra din information genom att avgöra vilken organisation medlemmarna verkligen behöver läsa dokumentet och som behöver kunna redigera den .
2
Ange behörigheter genom dokumentets programmets egenskaper, såsom att klicka på Microsoft Word huvudmeny -knappen och undersöka programmets egenskaper alternativ att välja detaljer som vem som får dela ett dokument , som kan lägga till kommentarer och vem kan vidarebefordra det .
3
Klicka på en Egenskaper meny som du gjorde i steg 2 för att ställa Tracking , som kommer att berätta om handlingen vidare , när och till vem .
4
Ange Egenskaper igen ställa Version Control , som ger dig tillgång till kontroller som kommer att hålla koll på dessa versioner och versioner själva .
5
Ställ in alternativen i Egenskaper för att informera dig om källan till informationen , och även om du vill acceptera den i ditt system om du arbetar med ett dokument från utanför organisationen .
6
Använd programmets egendom alternativ att ställa förfallodatum för tillträde , såsom bromsande en användare att läsa dokumentet inom en viss tidsperiod . Anställ här alternativet för att ge dig information som om mottagaren har öppnats eller läsa något , och om du behöver för att påminna dem att vidta åtgärder .
7
Återkalla behörighet till ett dokument enligt de villkor som du anger i Fastigheter i sådana situationer som uppsägning av en anställd som kunde använda dokumentet samtidigt på jobbet .
8
Ställ ditt system för att göra konsekventa redigering förändringar över system , så att alla kopior påverkas på en gång oavsett om de är online eller offline , och eller ens i andra datorer .
