Huruvida en klient kan komma åt ett virtuellt kontor beror på de specifika villkoren i avtalet om virtuellt kontor. Vissa virtuella kontorsleverantörer tillåter endast åtkomst till det virtuella kontoret under kontorstid, medan andra kan erbjuda åtkomst dygnet runt. Dessutom kan vissa virtuella kontorsleverantörer begränsa åtkomsten till vissa områden eller resurser på det virtuella kontoret till vissa typer av klienter.
I allmänhet har klienter vanligtvis tillgång till följande funktioner och tjänster när de använder ett virtuellt kontor:
* En företagsadress som kan användas för att ta emot post och paket samt för visitkort och marknadsföringsmaterial.
* Ett telefonnummer som kan besvaras av en livereceptionist eller via ett automatiserat system, och vidarebefordras till en klients mobiltelefon eller annat nummer.
* Tillgång till en delad arbetsyta eller mötesrum, som kan vara tillgängligt enligt först till kvarn-principen eller efter bokning.
* Användning av ett företagscenter, som kan innefatta utrustning som skrivare, skannrar och faxar.
* En virtuell receptionist eller assistent som kan ge administrativt stöd som att svara på telefonsamtal, schemalägga möten och hantera e-post.
* Tillgång till onlineverktyg och resurser som molnlagring, videokonferenser och programvara för projekthantering.
Sammantaget kan de specifika funktionerna och tjänsterna som ingår i ett virtuellt kontorsavtal, och därmed om klienter kan komma åt det virtuella kontoret, variera från en virtuell kontorsleverantör till en annan.
