Administrativa system är de strukturer, processer och procedurer som används av organisationer för att hantera sina aktiviteter och resurser. De är väsentliga för att säkerställa att organisationer fungerar smidigt och effektivt och att målen uppfylls.
Funktionerna i administrativa system kan variera beroende på organisationens typ och storlek. Några vanliga funktioner inkluderar dock:
1. Hierarki :De flesta organisationer har en hierarkisk struktur, med olika nivåer av auktoritet och ansvar. Detta möjliggör tydliga kommunikationsvägar och beslutsfattande.
2. Centralisering :Graden av centralisering i ett administrativt system avser i vilken utsträckning beslutsfattandet är koncentrerat till toppen av hierarkin. I ett centraliserat system fattas beslut av ett fåtal högre chefer, medan i ett decentraliserat system delegeras beslutsfattande till lägre nivå anställda.
3. Formalisering :Graden av formalisering i ett administrativt system hänvisar till i vilken utsträckning regler, förfaranden och policyer dokumenteras och efterlevs. I ett mycket formaliserat system finns det många skrivna regler och procedurer, medan det i ett mindre formaliserat system finns fler oskrivna regler och normer.
4. Specialisering :Graden av specialisering i ett administrativt system avser i vilken utsträckning jobb är uppdelade på specifika uppgifter. I ett högspecialiserat system har varje anställd ett snävt ansvarsområde, medan i ett mindre specialiserat system har de anställda ett bredare ansvarsområde.
5. Integration :Graden av integration i ett administrativt system avser i vilken utsträckning olika delar av organisationen är samordnade och samverkar. I ett högintegrerat system är det mycket kommunikation och samarbete mellan olika avdelningar, medan det i ett mindre integrerat system är mindre kommunikation och samarbete.
Organisationens typ och storlek kan påverka utformningen av dess administrativa system. Till exempel kan små organisationer ha ett mer informellt och centraliserat administrativt system, medan stora organisationer kan ha ett mer formellt och decentraliserat administrativt system.
Administrativa system är avgörande för organisationers framgång. De tillhandahåller den struktur och de processer som organisationer behöver för att fungera effektivt. Genom att förstå funktionerna i administrativa system kan chefer designa system som möter behoven hos deras organisationer.
Här är några ytterligare faktorer som kan påverka utformningen av administrativa system:
* Organisationens mål: Det administrativa systemet bör utformas för att stödja organisationens mål. Till exempel, om en organisation är fokuserad på tillväxt, bör det administrativa systemet utformas för att underlätta expansion.
* Organisationens kultur: Det administrativa systemet bör vara förenligt med organisationens kultur. Till exempel, om en organisation har en stark innovationskultur, bör det administrativa systemet utformas för att uppmuntra kreativitet och risktagande.
* Organisationens miljö: Det administrativa systemet bör utformas för att ta hänsyn till organisationens miljö. Till exempel, om en organisation verkar i en snabbt föränderlig miljö, bör det administrativa systemet utformas för att vara flexibelt och anpassningsbart.
Genom att beakta dessa faktorer kan chefer utforma administrativa system som är effektiva och effektiva, och som stödjer organisationens mål.
