Rapportera automation kan spara användarna tid och pengar . Generera rapporter automatiskt för användarna kan använda upp systemresurser , och skapa nya rapporter på begäran tar upp tid och energi som ofta är bättre användas någon annanstans . Automatisk rapportgenerering är inte alltid det bästa tillvägagångssättet . Några enkla kontroller kan förhindra rapport automation från ökad ineffektivitet . Saker du behöver
Förteckning över befintliga rapporter Review Software Code Library Review Software ansökan dokumentationskrav
Visa fler instruktioner
Vill inte uppfinna hjulet
1 första steget är att granska för redundans .
Review ny rapport förfrågningar med användarna för att ta reda på om denna nya rapporten ersätter en befintlig rapport . Om så är fallet , antingen eliminera gamla rapporten eller ändra den till de nya parametrarna .
2
Kontrollera att rapporten användarna begär mot en lista över befintliga rapporter . Se till att det inte redan finns innan du skapar den . Automatiserad redundans är inte effektiv . Enligt Timothy Ferriss av " The Four Hour Work Week " , eliminera innan du automatisera .
3
Skapa rapporter som kan anpassas av användarna för sina önskade datumintervall . Detta förhindrar att nya rapporter har skapas för varje tidsperiod , vilket återanvändning av densamma över tiden .
Motivera och förenkla
4
Har nya förfrågningar användardata rapport granskas av deras förvaltning . Uppgifterna kan redan vara formaterad eller analyseras av någon annan i sitt lag . En ledande översyn kan styra personen i interna resurser istället för att skapa en ny rapport använder IT-resurser .
5
Begär en kostnads - nyttoanalys av varje rapport begäran . Någon kan begära en rapport som sparar dem en timme eller två i veckan men kräver tiotals timmar av utveckling tid att skapa .
6
Fånga alla rapport skapelse i programmet krav dokumentation . Sedan innehålla kod för anpassade rapporter i programvaran kodbibliotek . Detta gör att rapporter skapas automatiskt i framtida utgåvor av programvara istället för att behöva manuellt återskapas med varje programversionen .
Återanvända, förminska , och återanvänder Rapporter
7 Tänk på att rapporter kan retired liksom deras användare .
granskningsrapporter om potentiella pensionering . Kontakta upphovsmännen till mycket gamla rapporter för att ta reda på om varje rapport används fortfarande .
8
Forskning efterfrågan på alla befintliga rapporter på regelbunden basis . Om det inte har körts under en lång tid , kontaktar de sista användarna av rapporten och fråga om det kan tas bort .
9
Inkludera en översyn av kundanpassade användare rapporterar när någon lämnar företaget . Har sin chef eller teamledare översyn avgick användarens anpassade rapporter . Om en rapport fortfarande behövs av teamet , göra den tillgänglig för alla användare . Om rapporten inte används av någon annan , ta bort det . Detta kommer att förhindra kritiska anpassade rapporter från att raderas tillsammans med användare och sedan återskapas av applikationsutveckling .
