Ett
externt dokument är alla dokument som skapas eller används utanför en organisation eller individs interna system och processer.
Här är en uppdelning:
Nyckelegenskaper:
* Skapad utanför organisationen: Detta innebär att dokumentet härstammar från en extern källa, till exempel en kund, leverantör, myndighet eller konkurrent.
* Används för kommunikation med externa parter: Dessa dokument används för att interagera med individer eller organisationer utanför själva organisationen.
* Exempel:
* kontrakt: Avtal mellan två eller flera parter.
* fakturor: Räkningar för varor eller tjänster som tillhandahålls.
* kreditbrev: Finansiella instrument som används i internationell handel.
* Pressmeddelanden: Official announcements to the media.
* Marketing materials: Brochures, flyers, website content.
* Customer feedback forms: Undersökningar eller frågeformulär som används för att samla in åsikter.
* Finansiella rapporter: Dokument som avslöjar en organisations ekonomiska resultat.
* Juridiska dokument: Kontrakt, licenser, patent, etc.
Vikt av externa dokument:
* Affärstransaktioner: External documents are essential for conducting business, especially in areas like sales, procurement, and legal matters.
* Communication and collaboration: De hjälper organisationer att kommunicera med externa intressenter och bygga relationer.
* efterlevnad och lagkrav: Vissa externa dokument har mandat enligt lag eller förordningar, vilket säkerställer öppenhet och ansvarsskyldighet.
Skilja externa dokument från interna dokument:
* interna dokument: Dokument som används enbart inom en organisation, till exempel memos, e -postmeddelanden, interna rapporter och projektplaner.
I huvudsak fungerar externa dokument som broar mellan en organisation och omvärlden, vilket underlättar kommunikation, transaktioner och olika affärsaktiviteter.
