Ett mycket populärt filformat som används av dokumenthanteringsprogramvara för att spara konverterade dokument är
PDF/A (PDF/Archiving) .
Här är varför:
* konservering: PDF/A är specifikt utformad för långsiktig digital bevarande. Det inbäddar alla nödvändiga teckensnitt, bilder och formateringsinformation i själva filen, vilket säkerställer att dokumentet kommer att se lika ut även när det öppnas år senare på ett annat system.
* Universalitet: PDF -tittare är allmänt tillgängliga i olika operativsystem, vilket gör PDF/en mycket tillgänglig.
* Säkerhet: PDF/A-filer kan signeras digitalt och lösenordsskydd, säkerställa äkthet och begränsa obehörig åtkomst eller ändringar.
* Sökbarhet: Dokument som sparas i PDF/A behåller sitt textlager, vilket gör innehållet helt sökbart.
Andra populära format:
Medan PDF/A gynnas för långsiktig arkivering, kan dokumenthanteringssystem använda andra format beroende på specifika behov:
* pdf: Standard PDF -format är mycket vanligt för allmän dokumentdelning och lagring.
* tiff: Märkt bildfilformat används ofta för skannade dokument som kräver hög bildkvalitet.
* jpeg: Detta format är populärt för att komprimera bildtunga dokument.
* docx/xlsx: Dessa är de ursprungliga formaten för Microsoft Word och Excel, och kan användas inom ett dokumenthanteringssystem för redigeringsfunktioner.
Det specifika formatvalet beror på dokumenthanteringsprogramvarans funktioner och den avsedda användningen av det konverterade dokumentet.
