Det finns i första hand två typer av dokumenthanteringssystem (DMS):
1. Dokumenthanteringssystem på plats:
On-premise DMS är en mjukvarulösning som installeras och hanteras inom en organisations egen IT-infrastruktur, vanligtvis på deras servrar eller datacenter. Organisationen har fullständig kontroll över data, säkerhet och underhåll av systemet. On-premise DMS erbjuder fler anpassningsmöjligheter, men det kräver betydande investeringar i infrastruktur, IT-resurser och underhåll.
2. Molnbaserat dokumenthanteringssystem:
Molnbaserad DMS är en mjukvarulösning som tillhandahålls av en tredjepartsleverantör över internet. Säljaren tar hand om infrastruktur, datasäkerhet, underhåll och uppdateringar. Organisationer får åtkomst till DMS och deras dokument via en webbläsare eller dedikerade applikationer. Molnbaserat DMS erbjuder flexibilitet, användarvänlighet och kostnadseffektivitet, eftersom organisationer inte behöver investera i hårdvara eller IT-expertis.
Dessutom kan vissa DMS-lösningar erbjuda hybrida tillvägagångssätt, som kombinerar delar av både lokala och molnbaserade system, för att tillgodose specifika krav.
