Ett dokument, oavsett om det skapas med hjälp av en ordbehandlare, kalkylarksredigerare eller annan datorapplikation, lagras initialt i datorns temporära eller RAM-minne. RAM används av datorns processor (CPU) för att tillfälligt hålla och arbeta med data och instruktioner. När du arbetar med dokumentet hålls innehållet i RAM-minnet för snabb åtkomst och redigering av processorn.
När du sparar dokumentet för första gången uppmanar programmet (t.ex. Microsoft Word, Excel) dig att välja en plats på din dators lagringsenhet (vanligtvis en hårddisk eller solid-state-enhet) för att spara filen. När du anger önskat filnamn och klickar på "Spara" eller "Spara som"-alternativet, skriver programmet dokumentets innehåll från RAM-minnet till den angivna lagringsplatsen på hårddisken.
Efterföljande redigeringar av dokumentet görs till samma fil som är lagrad på din hårddisk. Som standard sparar de flesta applikationer, inklusive ordbehandlare och kalkylbladsredigerare, dina ändringar automatiskt med jämna mellanrum. Det är dock tillrådligt att regelbundet utföra en manuell lagring med "Spara" eller "Ctrl + S" kortkommandon för att säkerställa att ditt arbete sparas säkert i händelse av oförutsedda programkrascher eller strömavbrott.
Genom att spara ditt dokument på en angiven plats på lagringsenheten finns det kvar på obestämd tid, även efter att du stänger programmet eller stänger av datorn. Du kan sedan hämta, öppna och ytterligare ändra det sparade dokumentet vid ett senare tillfälle.
