En Portable Document Format ( PDF ) -fil används ofta för att behålla all formatering av ett dokument som har skapats i ett annat program , till exempel ett Word-dokument , kalkylblad eller komplexa design -fil . PDF-filer skapas och hanteras med hjälp av Adobe Acrobat . För att ställa in en PDF- databasfil , är din bästa insats för att skapa det först med hjälp av en databas eller kalkylprogram , t.ex. Microsoft Excel . Sedan kan du konvertera filen till en PDF-fil och lägga till Adobe Acrobat sökfältet och index , vilket gör det enkelt för användarna att söka i databasen . Saker du behöver
Adobe Acrobat
kalkylprogram
Visa fler instruktioner Review Konvertera databas till PDF ( ref. 1 , 2 )
1
Öppna ett kalkylprogram på datorn och skriv in alla de data som du vill inkludera i databasen . Om du använder en databas program , kommer du att kunna skriva in data mycket mer effektivt än om du skulle starta en PDF-fil från scratch . Spara filen när den är klar .
2
Spara filen som en PDF-fil om du använder ett program som gör det . Alla Microsoft Office- program ger denna förmåga , så länge du redan har Adobe Acrobat installerat på din dator . Till exempel , i Excel , klickar du på " Microsoft Office-knappen , " rulla över " Spara som " och välj " PDF eller XPS . " Ange ett filnamn och klicka på " Publicera ". I andra program , kanske du kan skriva ut till PDF med hjälp av Adobe PDF -skrivare . Öppna PDF -filen i Adobe Acrobat .
3
Konvertera filen genom Adobe Acrobat Om steg 2 inte är möjlig . Öppna Acrobat och klicka på " File , Skapa PDF , Från fil . " Välj kalkylbladsfilen från " Öppna " i dialogrutan och klicka på " Öppna . " Filen kommer att konvertera och öppna ett nytt PDF-dokument . Klicka på " Arkiv , Spara som " för att spara filen .
Lägg sökfunktioner ( ref. 3 , 4 )
4
Gå till " Sök " i verktygsfältet i Adobe Acrobat . Det kommer att vara öppen som standard , men du kan alltid hitta den igen genom att välja " Redigera , Sök . " Använd den för att hitta ett ord i dokumentet .
5
Använd "Sök " fönstret för att möjliggöra en mer komplex sökning . Klicka på " Redigera , Sök " för att visa den , eller klicka på pilen bredvid " Sök " i verktygsfältet och klicka på " Öppna Full Acrobat Search . " Denna funktion är också tillgänglig för användare av Adobe Reader .
6
Skapa ett index för PDF så att användarna kan söka i databasen . För att lägga till ett index , klicka på " Avancerat , dokumenthantering Hantera Embedded Index . " Klicka på " Bädda Index . " Följ instruktionerna och klicka på " OK . " Indexet kommer att ingå i den PDF när du distribuerar den till mottagarna .
