I Microsoft Excel,
Datagiltighet är en funktion som låter dig
styra vilken typ av data som kan matas in i en cell eller ett antal celler . Det hjälper dig att säkerställa datanoggrannhet, konsistens och förhindrar fel.
Här är en uppdelning:
Hur det fungerar:
* Inställning av valideringsregler: Du definierar regler som anger vilken typ av data som är acceptabelt. Till exempel kan du ställa in en regel för att endast tillåta siffror, eller endast datum inom ett specifikt intervall, eller endast text som uppfyller vissa kriterier.
* felvarningar: Om någon försöker ange data som bryter mot regeln, kommer Excel att visa ett felmeddelande, vilket förhindrar att ogiltiga data anges.
* Ingångsmeddelande: Du kan skapa ett valfritt meddelande som visas när en användare väljer cellen och ger instruktioner eller vägledning om acceptabla data.
typer av datavalidering:
* Inställningen tillåtna värden: Du kan begränsa poster till en lista över värden (t.ex. vardagar, produktnamn), ett antal nummer eller ett specifikt datumintervall.
* Datatyp Validering: Du kan se till att endast specifika datatyper matas in, som nummer, text, datum eller tider.
* Anpassad validering: Du kan använda formler för att skapa mer komplexa valideringsregler, som att kontrollera om ett nummer ligger inom ett specifikt intervall, eller om en textsträng matchar ett mönster.
Fördelar med datavalidering:
* Förbättrad datakvalitet: Säkerställer att data är korrekta, konsekventa och följer fördefinierade standarder.
* reducerade fel: Förhindrar att ogiltiga data matas in, vilket minimerar misstag och potentiella problem.
* Förbättrad användarupplevelse: Rensa felmeddelanden och inmatningsuppmaningar guider användare och underlättar datainmatningen.
* strömlinjeformad dataanalys: Tillförlitliga data leder till en mer exakt och meningsfull analys.
Exempel:
Föreställ dig att du har ett kalkylblad för att spåra kundorder. Du vill se till att ordermängderna alltid är positiva siffror. Du kan ställa in datavalidering för att endast tillåta siffror större än noll. Detta kommer att förhindra att användare av misstag kommer in i noll eller negativa värden.
Hur man använder datavalidering:
1. Välj cellen eller intervallet av celler du vill tillämpa validering på.
2. Gå till data flik.
3. I dataverktygen grupp, klicka på datavalidering .
4. I -inställningarna Tab, välj dina valideringskriterier:
* tillåt: Välj vilken typ av data du vill tillåta (t.ex. hela nummer, decimal, lista).
* Data: Ange acceptabla värden eller intervall.
* ignorera tomt: Om du vill tillåta tomma celler.
5. I inmatningsmeddelandet och felvarning flikar, anpassa meddelanden för användare.
6. Klicka på OK .
Genom att använda datavalidering kan du skapa mer pålitliga och exakta kalkylblad och spara tid och ansträngning på lång sikt.
