Att skapa ett dokumentationsark i Microsoft Excel innebär att organisera och presentera information om strukturen, användningen och funktionerna i en arbetsbok. Följ dessa steg för att skapa ett omfattande dokumentationsblad i Excel:
1. Nytt arbetsblad :
- Öppna Excel-arbetsboken där du vill skapa dokumentationsbladet.
- Lägg till ett nytt kalkylblad genom att högerklicka på flikarna längst ner i fönstret och välja "Infoga> Arbetsblad."
2. Rubrik och rubrik :
- Skriv in rubriken "Arbetsbokdokumentation" eller "Användarmanual" i en framträdande cell.
- Formatera titeln med ett lämpligt teckensnitt och storlek för att göra det märkbart.
3. Innehållsförteckning :
- Skapa en innehållsförteckning med hyperlänkade sidreferenser.
- Inkludera avsnitt som "Introduktion", "Arbetsbokens struktur", "Arbetsbladsindex", "Datakällor" och "Instruktioner."
4. Introduktion :
- Ge en kort översikt över arbetsboken, dess syfte och den avsedda publiken.
- Inkludera information om skaparen och datum för skapandet.
5. Arbetsbokens struktur :
- Beskriv organisationen av arbetsbladen i arbetsboken.
- Förklara sambanden mellan olika ark och hur de fungerar tillsammans.
6. Arbetsbladsindex :
- Lista alla kalkylblad i arbetsboken med motsvarande titlar och beskrivningar.
- Ge en kort översikt över innehållet och syftet med varje arbetsblad.
7. Datakällor :
- Ange de datakällor som används i arbetsboken.
- Inkludera detaljer som externa filer, databaser eller andra referenser om tillämpligt.
8. Instruktioner :
- Ge steg-för-steg-instruktioner om hur du använder arbetsboken.
- Förklara hur man navigerar i de olika arbetsbladen och utför specifika uppgifter.
9. Formler och beräkningar :
- Dokumentera alla formler eller beräkningar som används i arbetsboken.
- Ge förklaringar av formlerna och hur de används för att härleda resultaten.
10. Antaganden och begränsningar :
- Lista eventuella antaganden som gjordes när arbetsboken skapades.
- Ange de begränsningar eller begränsningar som kan påverka arbetsbokens noggrannhet eller giltighet.
11. Designöverväganden :
- Beskriv eventuella designval eller formateringsbeslut som fattades.
- Förklara resonemanget bakom de valda färgerna, typsnitten och layouterna.
12. Hjälp och support :
- Inkludera kontaktinformation eller resurser som användare kan konsultera om de har frågor eller stöter på problem med arbetsboken.
13. Versionshistorik :
- Underhåll en versionshistoriksektion för att registrera uppdateringar och ändringar som gjorts i arbetsboken över tid.
14. Feedback :
- Tillhandahåll ett avsnitt där användare kan ge feedback, förslag eller rapportera problem relaterade till arbetsboken.
15. Format och bilder :
- Använd formateringsalternativ som fetstil, kursiv stil och punkter för att organisera informationen tydligt.
- Inkludera skärmdumpar eller visuella hjälpmedel som stöd för förklaringarna.
16. Spara :
- Spara arbetsboken med ett lämpligt filnamn som återspeglar dess syfte, till exempel "Arbetsbok Documentation.xlsx."
Genom att skapa ett omfattande dokumentationsblad förbättrar du användbarheten, tillgängligheten och transparensen i din Excel-arbetsbok, så att användarna kan förstå och effektivt navigera i dess innehåll.
