Att använda Mail Merge med Word och Excel innebär att kombinera data från ett Excel-kalkylblad med ett Word-dokument för att skapa personliga brev, e-postmeddelanden eller andra typer av dokument. Här är stegen för att utföra Mail Merge i Microsoft Word med hjälp av en Excel-datakälla:
Steg 1:Förbered Excel-datakällan:
1. Öppna Excel-filen som innehåller de data du vill använda för sammankopplingen.
2. Se till att data är organiserade i ett tabellformat, där varje rad representerar en enda mottagare.
3. Varje kolumn i tabellen bör innehålla en specifik information, som namn, adress, stad, stat, e-post osv.
4. Spara Excel-filen.
Steg 2:Skapa Word-dokumentet:
1. Öppna Microsoft Word.
2. Klicka på fliken "Utskick" i menyfliksområdet.
3. I gruppen "Start Mail Merge", välj "Start Mail Merge" och välj sedan "Letters".
Steg 3:Välj mottagare:
1. Klicka på knappen "Välj mottagare" i gruppen "Starta sammanslagning".
2. Välj "Använd befintlig lista."
3. Bläddra till platsen för din Excel-datakällfil och välj den.
4. Klicka på knappen "Öppna".
Steg 4:Infoga sammanslagningsfält:
1. Placera markören i Word-dokumentet där du vill infoga data från Excel-kalkylarket.
2. Klicka på knappen "Infoga sammanfogningsfält" i gruppen "Skriv och infoga fält".
3. Välj det sammanslagningsfält som motsvarar de data du vill infoga (t.ex. Förnamn, Efternamn, Stad, etc.).
4. Upprepa detta steg för varje datafält som du vill inkludera i dokumentet.
Steg 5:Förhandsgranska och slå samman:
1. För att förhandsgranska hur det sammanslagna dokumentet kommer att se ut, klicka på knappen "Förhandsgranska resultat" i gruppen "Förhandsgranska resultat".
2. Du kan navigera genom de sammanslagna dokumenten med hjälp av pilknapparna.
3. När du är nöjd med förhandsgranskningen klickar du på knappen "Slutför &sammanfoga".
4. Välj "Slå samman till nytt dokument" för att skapa ett nytt dokument med de sammanslagna data, eller välj "Slå samman till befintligt dokument" för att sammanfoga data till ett befintligt dokument.
Genom att följa dessa steg kan du enkelt utföra Mail Merge i Microsoft Word med hjälp av data från ett Excel-kalkylblad, så att du kan skapa personliga dokument effektivt.
