Skapa ett Microsoft Excel -databas är ett enkelt sätt att spåra information. Excel -databaser är bra för att spåra platta data, såsom kontaktlistor , budgetar och inbjudningar . Vart och ett av dessa exempel kräver endast en tabell. Excel bör inte användas som en databas för att spåra relationsdatabas uppgifter , som att spåra vilka produkter kunderna köper . Detta beror på relationell information kräver två eller flera tabeller , till exempel en kundlista och en produkter lista . Designa en Excel databas
Innan faktiskt skapa databasen i Excel , bör du spendera några minuter på att utforma systemet . Det är en viktig tid sparare att skapa ett utkast av kalkylbladet , eftersom det kan vara svårt att lägga till fält vid en senare tidpunkt . Det utkast bör identifiera all information du vill spåra . Detta bör innehålla saker som namn , adresser och telefonnummer för kontakter , eller förfallodatum och belopp dollar för en budget databas . När du identifiera denna information , så är det relativt lätt att organisera det. Det viktiga att komma ihåg när man organisera information är att hålla fält så liten som möjligt . Till exempel , skulle du inte ha ett fält som heter adress , istället skulle du dela upp det i mindre uppgifter , som gatuadress , stad , stat och postnummer . Detta gör det lättare senare att söka och filtrera data . När du har slutfört designen , är det en enkel process för att skapa databasen . Addera Skapa en Excel- databas
Nu när du har identifierat exakt vad du vill att din Excel databasen att innehålla , är det lätt att skapa den i Excel . Helt enkelt starta ett nytt kalkylblad i Excel och spara det som namnet på din databas . Varje liten bit av information , som kallas ett område som du identifierade i konstruktionsfasen är en kolumnrubrik . Till exempel , för kontakten databasen , skulle cell A1 vara Efternamn skulle cell B1 vara förnamn , och C1 vore Gatuadress . Fyll bara i fältnamnen kommer över kolumnrubriken . Efter skapa fälten , kan du formatera dem genom att göra saker som att ändra storlek på kolumnerna , fetstil rubrikerna , och ändra färger om så önskas . När detta är klart , är du redo att lägga till data . Varje rad i Excel är ett rekord . Klicka bara i den första tomma cellen i kolumnen och fyll i uppgifterna . Om databasen kommer att innehålla en hel del skivor , då du kanske vill överväga att frysa fältnamnen . Detta skulle alltid visa kolumnrubrikerna så att du kan se var du är , oavsett hur många rader tabellen innehåller .
