Microsoft Access är en kapabel databasprogram , men vad du får ut av det är starkt påverkad av vad du lägger i. Att ta sig tid att planera din databas i förväg och bygga för framtida tillväxt kan göra din åtkomst av filer mycket enklare att arbeta med . Från storleken på fälten för identifiering av den primära nyckeln , de beslut du gör har en stor inverkan på funktionaliteten av databasen ner linjen . Skapa Primary Key
En primärnyckel är ett område som varje post i databasen måste ha . Detta kan vara ett personnummer i en anställd databas , eller en kund -ID i ett företag databas . Identifiera och fastställa att primärnyckeln måste vara en av de första saker du gör när du skapar en ny databas . Ställa primärnyckeln gör databasen snabbare , och det gör att leta upp information mycket lättare också .
Tilldela fält Size
När du skapar ett nytt textfält i en tabell , standard den till en längd av 50 . I många fall , dock behöver du inte fältet vara att stora . Att ta sig tid att ändra storlek på fältet minskar storleken och komplexiteten i databasen , ökad hastighet och prestanda . När du ställer din fältstorlek , ställ den till den största posten du förväntar dig att ha , och sedan lägga till några tecken bara i fallet .
Använd uppslagslistor
i vissa fall ingången för ett fält är begränsad till flera olika val . Till exempel kan du ha en enkät där användarna svarar " Ofta ", " Ibland " eller " aldrig " till en rad frågor . Du kan göra datainmatning mycket enklare och säkerställa noggrannhet genom att begränsa svaren till dessa val . Du kan bygga dessa val i din databas när du utformar de tabeller och uppgifter anmälningsblanketter , vilket gör det enklare för användare att skriva in sina uppgifter korrekt och hjälpa dig att undvika fel .
Skapa inmatningsformulär
med användarna helt enkelt skriva in information i dina tabeller kan vara farligt . Om användaren gör ett misstag, kan den användaren skada integriteten i hela tabellen , och även själva databasen. Det är mycket bättre att skapa en användarvänlig datainmatningsformuläret . När du skapar denna form , kan användarna helt enkelt skriva in data i den , och den information de anger överförs sedan till de underliggande tabellerna . Du kan skapa ett formulär som baseras på flera olika tabeller , så det finns ingen anledning för användarna att lära sig vilka områden går på vilka tabeller . Skapa ett nytt formulär datainmatning är lättare om du använder funktionen formulär guiden .
