Målen för ett arkivsystem är följande:
1. Organiserad: Ett arkivsystem hjälper till att ordna dokument och information på ett organiserat sätt, vilket möjliggör enkel hämtning vid behov.
2. Enkel åtkomst: Ett effektivt arkiveringssystem säkerställer snabb och enkel åtkomst till dokument utan att förlora värdefull tid på att söka efter dem.
3. Säkerhet: Ett säkert arkiveringssystem skyddar konfidentiell och känslig information från obehörig åtkomst och upprätthåller dess integritet.
4. Effektiv lagring: Ett välstrukturerat arkiveringssystem optimerar lagringsutrymmet genom att tilldela lämpliga platser för varje dokument, förhindrar röran och maximerar effektiviteten.
5. Tidsbesparande: Genom att hålla dokument organiserade och lättillgängliga sparar ett arkivering tid som annars skulle gå åt till att söka information.
6. Tillgänglighet: Ett arkivsystem säkerställer att auktoriserade personer enkelt kan komma åt dokument när de behöver dem, vilket effektiviserar arbetsflöden.
7. Efterlevnad: Ett organiserat arkiveringssystem underlättar efterlevnaden av juridiska och regulatoriska krav, vilket säkerställer korrekt journalföring.
8. Beslutsfattande: Ett välskött arkivsystem ger aktuell och korrekt information, vilket underlättar välgrundat beslutsfattande.
9. Kommunikation: Ett effektivt arkivsystem stöder effektiv kommunikation genom att säkerställa att relevanta dokument är lättillgängliga för alla intressenter.
10. Effektivitet: Ett organiserat arkiveringssystem bidrar till den totala operativa effektiviteten genom att minska pappersarbetet, förbättra produktiviteten och förbättra teamets prestanda.
