En av de viktigaste sakerna att komma ihåg när du använder QuickBooks att organisera och upprätthålla företagets ekonomi är att programvara i sig kan inte göra jobbet . Hur du använder programvaran är vad som verkligen avgör hur noggrann affärer finansiella poster kommer att bli . Att ta sig tid i början att bekanta dig med programmet genom att arbeta via en QuickBooks lärande guide kommer inte bara hjälpa dig komma igång i rätt riktning , men också lägga en grund för att förstå några av QuickBooks mer avancerade funktioner . Redovisning Grunderna
Ett bra första steg innebär en genomgång av grundläggande redovisningsprinciper termer och processer . Ryggraden i ditt ekonomisystem är i huvudboken , eller i SPCS termer , kontoplanen . Inom Kontoplan , transaktioner , såsom insättningar på ditt lönekonto , länk till enskild tillgång , skuld , intäkter , kostnader , eller kategorier inkomster när du postar , eller ange dem . QuickBooks följer fastställda regler för dubbel bokföring , så varje post du gör innebär debiteringar och krediteringar . Debettransaktioner öka tillgångar och skulder minskar , medan kredittransaktioner öka skulder och tillgångar minskar . Varje post du gör är ett partnerskap med SPCS . Om du debitera ditt lönekonto ( skriv en deposition ) , tar QuickBooks hand om kreditering lämplig motsatta konto, t.ex. uppdatera saldot på en kunds kredit konto .
QuickBooks börjar du med en grundläggande Kontoplan och din första uppgift är att anpassa de allmänna huvudbokskontona att återspegla hur du gör affärer . Gå Kontoplan från " Listor " fliken på QuickBooks huvudmenyn . Lägg till, ta bort eller dölja konton du kan behöva i framtiden , men är inte nödvändiga vid denna tidpunkt . Som standard använder QuickBooks bara namn för att identifiera konton . Om ditt företag använder också kontonummer , aktivera den här funktionen via företagets preferenser . Från " Redigera "-fliken i huvudmenyn , välj " Inställningar " och välj sedan "Redovisning " i listan till vänster i fönstret . I " Bolaget Preferences " fliken , placera en bock i "Nummer Använd konto " och klicka " OK ".
Kunder
Customer Center ( huvudmenyn post ) är där du underhålla information om kunder och jobb . Enskilda kundregister kan hålla så mycket information som du bryr dig att ge , inklusive kontakt-och leveransinformation , kredit , och betalningsinformation . SPCS ger en säker metod för att ange kreditkortsinformation som krypterar kontonummer och ger dig möjlighet att avgöra vem som har tillgång till detta område genom att upprätta behörigheter . Aktivera den här funktionen direkt om ditt företags kundregister kreditkortsnummer . Välj " Företaget " i huvudmenyn och välj sedan " Customer Protection kreditkort . " Visa en rapport Security Log som kan varna dig för alla som försöker komma åt konfidentiell kundinformation genom att välja " Rapporter " i huvudmenyn och sedan " Accountant & , Skatter , " . sedan Kund Kreditkort Audit Trail "
Vendors
Vendor Center ( huvudmenyn ) fungerar ungefär som Customer Center . Ger detaljerad information om leverantörer kan vara en stor hjälp på skatt tid och göra skriva kontroller mindre tidskrävande . Anpassade alternativ kan du filtrera informationen för enskilda leverantörer och visa objekt såsom balans , betalningssätt och betalningsvillkor . En " Account Prefill " fliken kan du välja upp till tre inlägg konton som kommer att visas i transaktionen fönstret och hjälper dig att undvika att publicera fel .
Rapporter
Rapporter Center ( huvudmenyn ) innehåller många inbyggda rapporter som täcker de flesta någon aspekt av din verksamhet . Dessa inkluderar standardiserade finansiella rapporter såsom en rättegång och balansräkning rapport , resultaträkning rapporter , Cash Flow rapporter , verksamhetsberättelser , såsom försäljning och leverantörer , och Inventory , anställd, och rapporter Banking . Varje inbyggda rapporten innehåller alternativ för anpassning så att du kan skräddarsy information för att svara mot företagens behov . QuickBooks kan också spara , eller " memorera " anpassade rapporter för visning senare .
Överväganden
bli bekant med SPCS programvara kan vara överväldigande om du försöker lära sig allt på en gång . Ta dig tid att bekanta dig med grunderna , och få hjälp om du behöver . En bra resurs att använda är en extern revisor . De flesta revisionsbyråer är bekanta med SPCS och kan hjälpa dig att starta din mjukvara och besvara eventuella frågor du kan ha . Betrakta denna resurs även om du inte brukar använda en revisionsbyrå , som mer ingående du är i början , desto bättre kommer programmet att utföra sitt jobb och mer exakt din information kommer att vara .
