När ett QuickBooks företag fil har haft många transaktioner under en lång tid , det utrymme som tas upp av QuickBooks programvara ökar . Detta kan orsaka extrema avmattning av SPCS funktionsprocess . Lösningen på detta är att arkivera de tidigare åren av ditt företag filer . I äldre versioner av SPCS , var denna process som kallas " arkivering " , i de nyare versionerna , kallas det " städa upp företagets data . " Denna process kondenserar det föregående årets företag filer genom att ta bort uppgifterna om varje avslutad transaktion , så att bara summorna . Instruktioner Review, Skapa och spara en backup
1
Sätt i ett flashminne eller cd - skivan i datorn .
2
Klicka på " File " -knappen i menyraden , välj sedan " Spara kopia eller en säkerhetskopia . " Du kommer att bli tillfrågad om du vill spara säkerhetskopian , välj flashminne eller CD - ROM
3
Klicka på " Name of File " rutan och skriv " Arkiverat " . före förlängningen . Klicka på " OK" och filen kommer att säkerhetskopieras på flash-enheten eller CD - ROM . Addera Arkiv Arkiv
4
Klicka på " File " på toppen menyraden och välj " Verktyg " alternativet . När nästa fönster öppnas , klicka på " Clean Up företagsuppgifter. "
5
Välj " Ta bort Transaktioner som av ett visst datum. " Det datum du väljer kommer vara den sista dagen , alla transaktioner före detta datum kommer att kondenseras och uppgifter om dessa transaktioner kommer bort
6
Klicka på "Nästa " för att öppna nästa fönster, där du . kommer att välja ytterligare kriterier för att ta bort transaktioner . Det finns fyra alternativ : ta bort uncleared bank -och kreditkortstransaktioner , ta bort transaktioner som markerats som ska skrivas ut , ta bort fakturor och markerade uppskattningar som ska skickas , ta bort transaktioner innehåller faktureras eller unreimbursed kostnader . Klicka på " Next . "
7
Välj att ta bort objekt som inte har några transaktioner i nästa fönster som öppnas . Dessa poster inkluderar konton, kunder , leverantörer, andra namn , faktura objekt och "att göra " anteckningar .
8
Klicka på " Begin Cleanup . " Spara rensade upp filen till skrivbordet eller en extern hårddisk för att fortsätta arbeta i SPCS .
