När du skapar en relationsdatabas i Microsoft Access , är nyckeln till framgång ordentlig planering . Om någon har bett dig att skapa en databas , ställa frågor om vad databasen är tänkt att göra och vad förväntningarna är . Det är alltid bättre att noggrant planera din databas och fånga problem i början i stället för att försöka fixa misstag i en dåligt utformad databas som fylls med data . Saker du behöver
Access-databas program
Index kort
Pencil
Visa fler instruktioner
1
Skriv eller skriva ut varför du skapar en databas , hur kommer den att användas , vad som ska göras med den information som är lagrad i den . Bestäm hur informationen kommer att hjälpa dig eller ditt företag .
2
Undvik redundans . Databaser lagra data i strukturer som kallas tabeller . Du kanske har en tabell med kundinformation och annan tabell som innehåller uppgifter om försäljningen . Du vill inte ange kundens namn varje gång kunden gör ett köp . I kundens tabellen , tilldelar kunden ett ID-nummer och i försäljningen tabellen , använd ID-nummer för att visa vad kunden köpt . Nyckeln till rent databasutveckling planerar framåt så att du inte behöver skriva in mer än nödvändigt .
3
Gör en lista över all information du behöver för databasen och sedan börjar bryta ut data i mindre grupperingar som kommer att lagras i tabellerna . Skriv namnen på tabellerna på enskilda registerkort . Till exempel kan ett företag som jobbar med försäljning har tabeller för kunder , försäljning, lager och anställda . En skola kan ha tabeller som innehåller uppgifter om elever , lärare , klasser, kvaliteter och böcker .
4
Skapa en lista över områden som kommer att hålla data i varje tabell . Fält innehåller mycket specifik information såsom en kunds ID-nummer , förnamn , efternamn , stad , stat och postnummer . En försäljning tabell kan innehålla områden såsom kundnummer , datum för försäljningen , produktens ID-nummer ( som kan länka till en produkt tabell ) och ID för säljare . Varje tabell ska ha minst ett fält som är en unik identifierare , som en student ID-nummer eller produkt inventarienummer . Unika identifierare ( känd som primärnycklar ) är viktigt när det gäller att bygga relationer mellan tabeller . På varje index kortet , skriv ner namnet på fälten för varje tabell med primärnyckeln i toppen av listan .
5
Bygga relationer i databasen . En relation är en förbindelse mellan två eller flera tabeller . I en pedagogisk miljö , kan en lärare ha många studenter . Denna databas förhållande visas genom att koppla lärare tabellen till studenterna tabellen . Om det finns en löne bord är lärarna och tabeller löne ansluten så varje gång läraren får betalt det återspeglas i lönelistan tabellen . Använda index kort som du har skapat , börja bestämma vilka tabeller kan ha relationer med andra tabeller .
6
Ange mellan 20 och 25 poster i databasen och börja leta efter fel och dubbelarbete . Involvera de människor som bad dig att skapa databasen . Oavsett hur noga du strukturerad din databas , är det verkliga testet av databasen integritet när data matas in . Fånga fel och rätta till dem så snart som möjligt . Försöker fixa en databas efter hundratals eller tusentals poster har förts in kan vara en mardröm .
