Ett register är en metod för att organisera pappersarbete och handlingar för förvaring . Ett skåp eller låda hålls som innehåller papperskopior versioner av dokument , medan ett elektroniskt system håller data på en dator . Dessa data kan vara e-postmeddelanden , eller skannade pappersarbete . När systemet är inställt är det viktigt att den hålls , så att det förblir så med uppdaterad information läggs . För att upprätthålla systemet , måste du skapa ett förfarande för användning av båda systemen . Saker du behöver
File skåp eller låda Mappar
tomma etiketter
pennor eller markörer
Computer
Visa fler instruktioner
Hard
Kopiera Arkivering
1
Etikett varje mapp , fil och låda eller låda . Titeln bör innehålla föremål för dokumentation , plus dagen pappersarbete börjar kl . Till exempel , " Kvitton juni 2010 - nuvarande " eller " . Human Resources Folder februari 2008 "
2
Skapa nya mappar , filer och lådor eller askar när du har en ny kategori av pappersarbete för att spara , eller när äldre mappar , filer och lådor är fulla . Använd färgkodning för att skilja mellan åren eller månader . Addera 3
Lägg till nya dokument till den mest relevanta mapp eller låda . Sätta dokument i mappar på måfå kommer att förstöra arkivsystem , eftersom informationen kommer sökas på fel ställe . Om systemet order dokumenten alfabetiskt , fortsätta att använda denna process istället för att byta till ett annat format .
4
Ta bort gamla , onödiga dokument årligen . När du fortsätter att lägga till filerna , kommer vissa uppgifter att bli irrelevanta och föråldrade . Strimla den och frigöra extra lagringsutrymme .
Elektronisk arkivering
5
skapa mappar eller kataloger på din dator . Konsolidera data på en regelbunden basis , så det inte blir oorganiserad . Att ha flera nätverksenheter eller flera mappar som innehåller liknande information är inte ett effektivt sätt att organisera data .
6
Tillbaka upp av data regelbundet . Använd DVD-skivor , en USB-enhet, en extern hårddisk eller ett externt företag för att göra detta . Detta skyddar data från förlust .
7
Säkra data genom att låsa varje fil , bevilja tillgång till delegerade användare eller lägga till ett lösenord när du öppnar en fil . Detta förhindrar missbruk av uppgifterna , bedrägeri eller obehörig åtkomst . Plus att du kan vara säker på att endast personer som vet hur systemet fungerar använder den .
8
Skriv ett förfarande för att använda det elektroniska arkivsystem . Inkludera steg-för - steg-instruktioner för hur man hittar , referens , kategorisera och arkivera data så varje användare använder systemet på samma sätt . Håll den uppdaterad om du förfina systemet för att förhindra förväxling mellan användarna .
9
Granska register vartannat år . Kontrollera att den fungerar väl - detta kan definieras av hur effektiv arkivering är , hur lätt det är att hitta information , och hur organiserat det är . Dessutom , ta bort oönskade filer och minimerar elektroniskt skräp .
