Ett automatiskt svarsmeddelande, även känt som "ute-på-kontoret" eller "semestersvar", är ett förskrivet e-postsvar som automatiskt skickas till alla som skickar dig ett e-postmeddelande när du är borta från kontoret eller inte är tillgänglig för svara på mejl. Syftet med ett automatiskt svarsmeddelande är att låta avsändare veta att du för närvarande inte kan svara på deras e-postmeddelanden och förse dem med information om när du förväntar dig att återvända och hur de kan kontakta dig i händelse av ett brådskande ärende.
Här är några vanliga element som ingår i ett automatiskt svarsmeddelande :
1. Ämne :Ämnesraden ska tydligt ange att det är ett automatiskt svar, till exempel "Från kontoret" eller "Semestersvar".
2. Hälsning :Börja mejlet med en vänlig hälsning, till exempel "Hej" eller "Tack för ditt mejl."
3. Förklaring :Förklara kort varför du inte kan svara på e-postmeddelanden för tillfället, som att vara borta från kontoret, på semester eller delta i en konferens.
4. Returdatum :Ange ett beräknat datum eller tidpunkt när du förväntar dig att återvända till jobbet eller vara tillgänglig för att svara på e-postmeddelanden.
5. Kontaktinformation :Inkludera alternativ kontaktinformation för brådskande ärenden, till exempel en tillfällig kontaktperson eller ett telefonnummer där de kan nå dig.
6. Tack :Uttrycka tacksamhet till avsändaren för deras förståelse och för att han kontaktat dig.
7. Signatur :Inkludera ditt namn, tjänstetitel och företagsinformation, tillsammans med eventuella relevanta kontaktuppgifter.
Exempel på ett automatiskt svarsmeddelande :
Ämne :Inte på kontoret
Hej,
Tack för att du kontaktade [Ditt namn] på [Företagsnamn]. Tyvärr är jag för närvarande borta från kontoret och kan inte svara på ditt e-postmeddelande just nu. Jag kommer att återvända till kontoret på [Returdatum] och återkommer till dig så snart som möjligt efter min återkomst.
Under tiden, om ditt ärende är brådskande, vänligen kontakta [Alternativt kontaktnamn] på [Kontakt e-postadress] eller [Kontakttelefonnummer].
Jag uppskattar din förståelse och ser fram emot att adressera din e-post när jag kommer tillbaka.
Med vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
[Arbetstitel]
[Företagets namn]
