Skapa ett arbetsflöde i SharePoint
Här är en omfattande guide för att skapa arbetsflöden i SharePoint:
1. Välj din arbetsflödetyp:
* SharePoint Designer Workflows: Dessa är klassiska arbetsflöden skapade med SharePoint Designer. De är kraftfulla och erbjuder mycket flexibilitet, men kräver kunskap om SharePoint Designer.
* Power Automate Workflows: Dessa är moderna arbetsflöden byggda på Power Automate -plattformen. De är molnbaserade, erbjuder ett användarvänligt gränssnitt och integreras med ett brett utbud av tjänster.
2. Access Workflow Creation Interface:
* SharePoint Designer: Öppna SharePoint -designern och välj fliken "Arbetsflöden". Klicka på "Skapa" för att starta ett nytt arbetsflöde.
* Power Automate:
* från SharePoint: Navigera till listan eller biblioteket där du vill skapa ett arbetsflöde. Gå till fliken "Automatisera" och klicka på "Power Automate".
* Från kraft Automate: Logga in för att strömma automatisera och välj "Skapa" -> "Automatiserat molnflöde".
3. Definiera arbetsflödesutlösare och åtgärder:
* trigger: Detta är händelsen som startar arbetsflödet. Exempel inkluderar:
* Artikel skapande: När ett nytt objekt läggs till i en lista.
* Objektuppdatering: När ett objekt ändras.
* Artikelgodkännande: När en artikel behöver godkännande.
* timer: Kör arbetsflödet på ett schema.
* Åtgärder: Dessa är de steg som arbetsflödet utför efter att ha utlöses. Exempel inkluderar:
* Skicka e -post: Skicka aviseringar till användare.
* Uppdateringsartikel: Ändra objektfält.
* godkänna/avvisa: Begär godkännande för en artikel.
* Starta ett nytt arbetsflöde: Utlösa ett annat arbetsflöde.
* Anpassad åtgärd: Utför anpassade åtgärder med kod.
4. Konfigurera arbetsflödesinställningar:
* behörigheter: Ställ in som kan starta och hantera arbetsflödet.
* Startalternativ: Definiera hur arbetsflödet ska startas (manuellt, automatiskt osv.).
* Arbetsflödessteg: Dela arbetsflödet i steg för bättre organisation.
* Godkännandeprocess: Konfigurera godkännandeprocessen om det behövs.
5. Testa och distribuera arbetsflöde:
* testning: Testa noggrant arbetsflödet för att säkerställa att det fungerar som förväntat.
* Distribution: Publicera arbetsflödet för att göra det tillgängligt för användare.
Exempel på arbetsflödesscenarier:
* Dokumentgodkännandeprocess: Ruttdokument genom en kedja av godkännande innan de slutförs.
* Leave Request System: Processledningsförfrågningar, meddelar automatiskt chefer och uppdaterar anställdas kalendrar.
* Ny anställds onboarding: Automatisera uppgifter som att tilldela åtkomstbehörigheter och skicka välkomna e -postmeddelanden.
* Kundtjänstbiljetteringssystem: Spåra kundfrågor, tilldela dem att stödja agenter och uppdatera status.
Tips för att skapa effektiva arbetsflöden:
* Håll arbetsflöden kortfattade och fokuserade på specifika uppgifter.
* Använd tydliga och beskrivande arbetsflödesnamn och åtgärder.
* Dokumentera arbetsflödesstegen och syftet för framtida referens.
* Testa noggrant före distributionen för att undvika fel.
Nyckelskillnader mellan designer och kraftutomatiska arbetsflöden:
| Funktion | SharePoint Designer | Power Automate |
| --- | --- | --- |
| Gränssnitt | Visuell designer | Webbaserat gränssnitt |
| Funktionalitet | Klassiska arbetsflöden med begränsad integration | Moderna arbetsflöden med omfattande integration |
| Underhåll | Kräver tekniska färdigheter | Lättare att underhålla och uppdatera |
| Skalbarhet | Mindre skalbar | Mer skalbar och flexibel |
| Prissättning | Ingår i SharePoint | Kräver en Power Automate -licens |
Att välja rätt arbetsflödesverktyg:
* SharePoint Designer: Välj om du behöver robusta och anpassningsbara arbetsflöden med djup SharePoint -integration.
* Power Automate: Välj om du behöver moderna, användarvänliga arbetsflöden med integration med olika tjänster och en molnbaserad miljö.
Genom att förstå arbetsflödesskapningsprocessen, välja rätt verktyg och följa bästa metoder kan du skapa effektiva arbetsflöden som automatiserar processer, förbättrar effektiviteten och effektiviserar operationer i SharePoint.
