1. Samla all relevant dokumentation.
Detta inkluderar källdokumentet (t.ex. en faktura, kvitto, check eller kontoutdrag), såväl som all annan stödjande dokumentation (t.ex. en inköpsorder, kontrakt eller fraktdokument).
2. Ange transaktionsinformationen i bokföringsprogrammet.
Detta inkluderar datum, belopp, leverantör och konto(n). Du bör också inkludera en kort beskrivning av transaktionen.
3. Bifoga den stödjande dokumentationen till vouchern.
Detta kan göras genom att antingen pappersklippa dokumenten till vouchern eller skanna dem och bifoga dem elektroniskt.
4. Signera och godkänn kupongen.
Verifikationen ska vara undertecknad av den som upprättat den, samt av en auktoriserad godkännare.
5. Arkivera kupongen.
Kuponger ska arkiveras på en säker och säker plats. De bör behållas i minst sju år, eller längre om det krävs enligt lag.
6. Boka transaktionen till huvudboken.
Detta kan göras manuellt eller med bokföringsprogram.
7. Stäm av bankkontot.
Detta bör göras regelbundet för att säkerställa att saldot på bankkontot matchar saldot i huvudboken.
