Organisera dokument på en dator behöver inte vara komplicerat . I själva verket är enklare bättre. Tänk på hur du vill att dina dokument organiseras i ett arkivskåp och emulera ditt register. Det kan ta lite tid att få dina filer organiserade på din dator , men du kommer aldrig att söka länge efter ett dokument om du håller din dator dokument välorganiserad . Den exakta organisatoriska systemet måste vara meningsfullt för dig så att du vet exakt var du ska leta efter dokument som du behöver . Instruktioner
1
Bestäm vad dina breda kategorier bör vara , och hålla dem till ett minimum . Dessa är stora kategorier, eftersom alla de mindre ämnena kommer att passa in i dessa kategorier . Till exempel kan du ha följande stora kategorier : personal, leverantörer , produkter och projekt
2
Skapa mappar för alla dina huvudkategorier - i det här fallet : . Personal , leverantörer , produkter och projekt . Addera 3
Skapa mappar inom varje huvudkategori för mer specifika ämnen . Till exempel , i personal -mappen , kan du ha mappar ( ämnen ) såsom utvecklingssamtal , skyddskommitté och befattningsbeskrivningar .
4
Skapa ytterligare mappar för delämnen , beroende på vilken detaljnivå du vill . Till exempel , i arbetsbeskrivningar mappen i personal -mappen , kan du också skapa mappar för delämnen såsom förvaltning , deltid och Seasonal .
5
Organisera varje mapp på detta sätt , och släpp dokument till lämpliga platser
6
Markera tumregel : . om du måste ta mer än en stund att söka igenom dokument för att hitta ett visst dokument i en mapp , är chansen att du måste fortsätta att organisera .
