hålla datafiler välorganiserad är en viktig del av att arbeta effektivt . Detta är särskilt sant i fallet med filer som kommer att behöva återkallas vid en senare tidpunkt , kanske genom en annan anställd , som kommer att behöva identifiera denna fil från tusentals andra på datorn . Effektiv organisation kan göra detta en enkel uppgift , medan dålig organisation skulle göra det en mardröm . Att hålla några grundläggande tips i åtanke kan göra detta till en enklare process som tillåter vem som helst att hitta filer mycket snabbt . Mina dokument
Windows operativsystem är en bekväm plats för dig att lagra dina filer och dokument . I Windows XP och tidigare plattformar , är denna plats kallas " Mina dokument ". I senare operativsystem , blev namnet helt enkelt förkortas till " Documents ". Spara dina dokument till den här platsen är den mest logiska platsen för att lagra dem , eftersom det är sannolikt första hand andra skulle titta in för filen . Om du behöver ytterligare organisation , kan du göra speciella mappar i " Documents " som gör att du kan kategorisera dina filer .
Likaså bör bilder sparas i " Bilder ", som kallas " Mina bilder " i operativsystem före Windows Vista . Hålla fotografier separat från dokument och kalkylblad tunnar ut röran , vilket gör det lättare att hitta exakt vad du letar efter .
Namn Konsekvens
p Det verkar ofta som om varje anställd har sitt eget sätt att namnge filer och mappar . Detta kan leda till förvirring när du har filer från olika människor . Resultatet är ett mischmasch av filer som verkar ha någon tydlig metod för organisationen . Om alla namn filer och mappar på samma sätt , då det gör det lättare att hitta vad varje man är ute efter . Utveckla ett visst sätt att namnge filer och mappar , och hålla sig till denna metod .
Pågående och avslutade filer
Över tid kan även en blygsam dator blir belamrad med hundratals , kanske tusentals , av filer . Det kan bli besvärligt . Den enklaste lösningen på detta problem är att separera det arbete som pågår bland de filer som har slutförts och är inte längre i bruk . Överväg att skapa en mapp som heter " arkiv " i "Dokument" så att du kommer att ha en plats att lagra oanvända filer . Om du är klar med en fil men vill behålla för framtida bruk , bara dra och släppa den i " arkivet " mappen .
