En dokumentkoppling är ett sätt att skicka alla kontakter i en sändlista samma korrespondens . Ett inslag i en dokumentkoppling är förmågan att anpassa varje bokstav . Till exempel , om du skickar ut ett affärsbrev , och vill helst inte riktas till " Dear Sir , " Programmet kan infoga i varje bokstav mottagarens namn , eller vad unik information som du har sparat i sändlistan . En dokumentkoppling kan användas för att adressera brev, kuvert, vykort och etiketter . De flesta ordbehandlare har en funktion dokumentkoppling . Följande visar hur man sätter upp en dokumentkoppling i Microsoft Word , och medan förfarandet i en annan ordbehandlare kommer att vara annorlunda , kan det vara liknande . Instruktioner
1
Skapa dokumentet som du vill skicka till mottagarna i din e-postlista . Använd en ordbehandlare .
2
Klicka på " Verktyg ", " Brev och utskick " och " Guiden Kopplad utskrift " om du använder Microsoft Word .
3
Välj vilken typ av dokument du förbereder , och kontrollera det lämpliga i menyn uppe till höger på skärmen . I vårt exempel " Letters " är ikryssad . Efter att ha gjort valet , välj länken längst nere till höger på sidan , som säger " Nästa " för att fortsätta till nästa steg .
4
Välj start dokumentet , genom att kontrollera din lämpligt val i det övre högra hörnet av skärmen . För exemplet " Använd aktuellt dokument " är markerad . Klicka på " Nästa " längst nere till höger på sidan för att gå vidare till nästa steg .
5
Välj sändlistan du planerar att använda . Du kan välja att använda en befintlig lista , en lista i Outlook eller skapa en ny lista . För exempel en ny lista skapas .
6
Fyll i adressen formen för den första personen i din e-postlista . Det är inte nödvändigt att fylla ut varje tomt. Fyll vad du behöver eller vill ha . Klicka på " Ny post " för att lägga till nästa mottagare .
7
Fortsätt lägga information till mottagare i sändlistan . Varje gång du vill lägga till en ny , klicka på " Ny post ". När du är klar , klicka på " Stäng ".
8
Spara sändlistan genom att namnge filen i fönstret som öppnas . Notera var filen sparas på din dator . Nästa gång du gör en dokumentkoppling använder denna lista , kommer sändlistan redan skapas .
9
Redigera sändlistan om nödvändigt genom att klicka på " Redigera mottagarlista . "
10
Gå till nästa steg genom att klicka på " Nästa " i det nedre högra hörnet av skärmen .
11
Lägg enskild mottagare informationen genom att välja från menyn uppe till höger . För att lägga till adressen blocket , klicka på " Address blocket . "
12
Anpassa hur din adress kommer att se ut genom att välja alternativ i menyn som öppnas .
13
Placera adress rutan genom att klicka på " OK " i Infoga adress Box menyn . Adressen visas där markören placeras i dokumentet .
14
Förhandsgranska brev genom att klicka på " Förhandsgranska brev " länken .
15
Bläddra igenom bokstäver genom att klicka på främre och bakre pilarna nedan " Förhandsgranska brev . "
16
Slutför kopplingen genom att klicka på " Slutför kopplingen " länken .
17
Skriv bokstäverna genom att klicka på "Skriv ut " länken .
