En faktura brev är ett enkelt följebrev som går med en formell faktura till ett företag som är skyldig pengar på en räkning . Brevet kan bidra till att klargöra skulden , eller ge konkreta krav på betalning , särskilt i fråga om en deadbeat klient . En faktura brev kan också användas av mottagaren av varor och tjänster för att förklara varför en faktura ännu inte har betalats . Du kan skapa din egen standard faktura brev som ska skickas till kunder och leverantörer lätt . Instruktioner
1
Skriv rubriken för fakturan brev på samma sätt som en vanlig bokstav . . Skriv datum i toppen , sedan gå ner några rader och skriv in den fullständiga adressen till mottagaren
2
Hoppa annan linje och sedan skriva in " Re : " ( angående ) och anledningen för ditt brev . Detta kan vara " Payment Request , " " Faktura Submission , " eller bara fakturanummer .
3
Inkludera en hälsning linje om du har en viss kontakt namn på verksamheten . Till exempel , " Attention Mr Thompson . "
4
Expandera på orsaken till ditt brev i den första raden . Få rakt på sak . " Se vår bifogad faktura # 2224 för $ 110,65 för transporten av prylar vi skickade dig 2 juli 2010 " är en enkel och okomplicerad första raden . Håll det kort .
5
stat dina krav och förutsättningar . Var specifik . Till exempel kan du säga " Hålla i enlighet med de villkor som vi kommit överens om , skall denna faktura ska betalas inom 30 dagar från det datum som anges ovan . "
6
med mer information om vad som kommer hända om fakturan inte betalas i tid , om det är ett uppföljande brev till ett brottsligt betalare . " Du kan förlora din rabatt om fakturan inte betalas inom 30 dagar . Vi kommer att vidta aggressiva åtgärder för att samla in denna skuld om det behövs . "
7
Inkludera ett sätt för kunden att kontakta dig med frågor om fakturan . Detta kan vara ett telefonnummer , e-postadress eller båda . Stäng brev med " Med vänliga hälsningar ", tillsammans med ditt fullständiga namn och företagets namn .
8
lägga till ordet " Bilaga " till botten av brev för att informera mottagaren om att det borde finnas en extra sida som går med detta brev ( själva fakturan ) .
9
Håll samma allmänna formatet för en faktura brev till en leverantör . Berätta din leverantör varför du inte har betalat hittills ( eller när du planerar att betala ) och begära mer information i brevet , om det behövs . Till exempel : " Vi skulle gärna betala din faktura så fort du förse oss med följande information ... " Denna information kan innehålla en bekräftelse frakt eller en mer detaljerad lista över de varor och tjänster som tillhandahålls .
