Det finns några situationer där du kan behöva för att skriva ett brev för att gå med en rapport . Till exempel när ett företag skapar en årlig rapport till sina aktieägare den kommer att presentera dokumentet med ett kort brev som sammanfattar nyheterna . Ett följebrev skulle också vara bra för en rapport om en ny vetenskaplig upptäckt . Oavsett ämnet , måste brevet vara kort , informativ , och gå rakt på sak . Instruktioner
1
Bläddra igenom rapporten och skriva ner relevanta detaljer som du vill lyfta fram i följebrevet . Till exempel, om din rapport funnit att en ny reklam metod har visat sig öka försäljningen med 20 procent , lista det som en möjlig punkten på ett separat papper .
2
Lägg in datum och adressaten informationen på toppen av ditt personliga brev som du gör med en vanlig affärsbrev . Adressera brevet till en specifik person . Detta bör vara den punkt person som kommer att ansvara för utbetalningen av resultaten i rapporten för andra. Till exempel , " Dear John Smith . " Addera 3
Öppna din första stycket genom att få rätt till syftet med rapporten . Förklara exakt varför du sänder detta betänkande till mottagaren . Till exempel , " Som vi har diskuterat , har jag gjort forskning på området som reklam metoder som fungerar bäst . I denna rapport presenteras mina slutsatser ... " Håll det kort och koncist .
4
Begränsa dina punktlistor från steg ett till tre till fem poäng som du känner kommer att fånga mest uppmärksamhet . Lista dem efter det inledande stycket .
5
uppmuntrar läsaren att läsa igenom rapporten för mer detaljer i slutet av följebrevet . Kortfattat ange vad du tror dessa rön innebär för organisationen ( om tillämpligt ) samt hur och när organisationen ska agera på data . Om nyheten är uppmuntrande , kan du också lägga till en positiv anmärkning i slutet av brevet , t.ex. " Denna rapport visar att vi gör stora framsteg som en organisation . "
6
Stäng brevet med ett enkelt " Hälsningar " eller " vänliga hälsningar " och skriv in ordet " Bilaga " längst ner , vilket helt enkelt underrättar mottagaren om att något ska bifogas med bokstaven ( din rapport ) .
Addera
