Mail Merge är ett ordbehandlingsprogram funktion som låter dig skapa personliga dokument från en mall med hjälp av en befintlig databas mailinglista . Den här funktionen är användbar när du vill skicka ett massutskick , såsom en försäljning brev , till många kunder . Varje bokstav kan anpassas för att ta itu med varje kund med namn . Skapa ett Start Document
Skapa huvuddokumentet du tänker använda som en mall för din personliga utskick genom att öppna ett nytt dokument i Word 2007 . Det viktigaste dokumentet innehåller texten och grafiken som är densamma för alla versioner av det kopplade dokumentet , till exempel avsändaradressen eller hälsningsfrasen i ett standardbrev . På fliken Utskick i Start Mail Merge gruppen , klicka på Starta Koppla dokument . Från rullgardinsmenyn välj bokstav , katalog eller katalog , som av kuvert , adressetiketter , eller e-postmeddelanden beroende på vilken typ av kopplade dokument du vill skapa .
Typer av kopplingar
en katalog eller katalog skapar en lista med information , såsom namn och kontakt eller objektbeskrivning , men namn och beskrivning på varje post är unik . Klicka på " Register " från " Start Mail Merge " drop - down menyn för att skapa den här typen av dokument .
En uppsättning kuvert kan skapas där avsändaradressen är densamma på alla kuvert , men destinationsadressen svarar med en lista över e -postadresser från din datakälla . Din slutresultatet blir kuvert med unik destination adresser på varje . Välj " kuvert" för att använda den här funktionen .
Skapa en uppsättning adressetiketter visar ett unikt namn och adress som motsvarar din databas . När du väljer " Etiketter " från "Start Mail Merge " drop - down menyn , kommer du att ha möjlighet att påbörja en steg-för - steg guide . Guiden är ett enkelt sätt att hitta mallen adressetikett som motsvarar de etiketter som du har valt att använda .
Du kan anpassa e-postmeddelanden där det grundläggande innehållet är detsamma i alla meddelanden , men varje meddelande går för den enskilda mottagaren som innehåller information som endast är specifik till den mottagaren , till exempel mottagarens namn eller annan utsedd information.
Välj en datakälla
A datakälla är en fil som innehåller den information som ska kopplas till ett dokument , t.ex. ett Excel -databas eller adressbok . Koppla dokumentet till en datakälla genom att välja " Välj en befintlig lista . " Mottagaren informationen i varje brev kommer från en datakälla .
Slutföra kopplingen
Bestäm vilken databas du kommer att använda för dokumentkopplingen . Word 2007 genererar en kopia av huvuddokumentet för varje objekt , eller spela in i datafilen . Om datafilen är en e-postlista , dessa poster är mottagarna av ditt utskick . Du kan välja att bara skapa dokument för endast vissa poster /adresser i datafilen .
Lägg sedan platshållare , så kallade kopplingsinstruktioner , i dokumentet . När du utför dokumentkoppling är kopplingsinstruktionerna fylld med information från datafilen .
Preview , sedan slutföra kopplingen . En uppsättning av dokument enligt det antal poster i din adress eller datafil skapas och redo för utskrift eller e-post .
