Ta sig tid att skriva ut en handbok personalutbildning kan verka som en mödosam uppgift . Använda Microsoft Word 2007 : s funktioner gör en del av utvecklingsprocessen enklare . Innan du börjar skriva , göra en del planering . Bestäm vilka arbetsuppgifter dina anställda behöver för att utföra och vad som kan skrivas ner för att hjälpa dem . Plan på slitage du kommer att använda den utbildning handbok - i ett ansikte mot ansikte klass eller en självgående turné . När du har en idé om vilken typ av manuell du kommer att behöva , är här några av de funktioner som du kan använda för att göra din idé till verklighet . Saker du behöver
Microsoft Word 2007
Visa fler instruktioner
1
Använd beskriver funktionen i Word för att skapa en planskild lista över de arbetsuppgifter dina anställda behöver lära sig . Denna process kommer att hjälpa dig att bestämma hur länge din handbok kommer att vara och hjälpa till med att bryta ner jobb i mindre bitar , som är lättare att förklara för en nyanställd . Att använda Word Dispositionsfunktionen , börjar du med ett tomt dokument och välj fliken "Hem" . I gruppen Stycke , det finns tre knappar : kulor , siffror och multilevel listor . Välj " multilevel listor " eller klicka på nedåtpilen till ett galleri med beskriver val . Du kan också komma med din egen . Skriv din disposition för din manual . För att gå till nästa nivå av en planskild lista , tryck på " Tab . " För att gå tillbaka till en tidigare lista nummer, tryck " Shift + Tab . " Skriv in stegen för din träning och annan information för att förklara för dina medarbetare hur göra de uppgifter som behövs för deras jobb .
2
Använd sidhuvud och sidfot funktion i Word för att lägga till sidnummer , sektioner innehåll och en titel för varje sida i dokumentet . Sidhuvud och sidfot är visuella referenser till den anställde att veta var de är i utbildningsmaterialet . När du gör utbildningen , lägga sidnummer hjälper dig hänvisa till vissa sidor samt vissa ämnen . Klicka på " Infoga fliken " sedan i sidhuvud och sidfot väljer " Huvud . " Du kommer att få ett urval av header stilar att välja mellan eller så kan du göra en egen . Den Header visas på varje sida i din manual , eller så kan du välja att få den att visas på motsatta sidor om du vill att din manual för att bli mer bokliknande . Sidfot visas längst ned på sidan och används i allmänhet för sidnummer , datum och uppgifter om ägandet . Klicka " sidfot " i sidhuvud och sidfot och precis som sidhuvud , kommer du att ha ett antal stilar att välja mellan .
3
Lägg ett försättsblad eller titelsidan för ditt utbildningsmaterial för att skilja detta material från andra objekt du ge dina anställda , som en anställd handbok . Skapa din titel genom att klicka på " Infoga fliken " och sedan klicka på " försättsblad " i avsnittet Sidor . Du kommer att se ett antal stilar försättsblad att välja mellan eller så kan du skapa dina egna . Ge din utbildning manual en beskrivande titel , inkludera datum skapat och författaren ( s ) , eftersom man ofta utbildning manualer är ett grupparbete
4
Lägg rubriker för att hjälpa dig att skapa din innehållsförteckning för din . utbildning dokument . Detta kommer också att hjälpa visuellt organisera dina dokument för enkel användning av dina anställda . Skapa Rubrik stilar för varje avsnitt i ditt dokument genom att använda konturen du skapade ( detta är inte samma sak som en rubrik , som går längst upp på sidan ) . Rubrik stilar är skärningar du använder för att ange de olika delarna i din träning , samt de olika underavdelningar .
P Om du skriver en utbildning handbok om hur man skriver affärskorrespondens , skulle ditt huvud 1 vara " Hur att skriva en Business Letter " och sedan ditt underrubrik skulle vara " Vad som ska ingå . " för att markera Rubrik 1 och Rubrik 2 , välj " Start "-fliken . I stilar avsnitt kommer du att se ett antal olika stilar du kan välja mellan bland annat Rubrik 1 , Rubrik 2 , undertext , etc. Markera texten för Rubrik 1 och klicka på Rubrik 1 för att indikera dess betydelse i din disposition . Klicka på nästa avsnitt av din disposition att göra en rubrik 2 . Gå igenom hela din disposition , väljer Rubrik 1 och Rubrik 2 . Dessa kommer att ingå i innehållsförteckningen när du är klar . Lägg en innehållsförteckning ( TOC ) för att hjälpa dina anställda att hitta den information de behöver när de behöver det
5
. Om du redan har lagt till Rubrik 1 och 2s till dokumentet , har Word gör arbetet med att skapa innehållsförteckningen för dig . Klicka i början av dokumentet där du vill att innehållsförteckningen ska visas ( vanligen efter försättsbladet ) och klicka på " Referenser , " klicka sedan på " Innehåll " i innehållsförteckningen avsnitt . Du kommer att se en lista över de automatiska tabeller som du kan använda . Klicka på någon av de automatiska val och innehållsförteckningen ska visas , med rubriken stilar från din disposition .
6
Ordna rubriker och delar av din utbildning handbok i ett steg-för - steg order . Den sista och viktigaste delen av manualen är indexet . Ju mer komplett din indexet är , desto mer kommer din studenten kunna söka efter svar med sidnummer och tråd efteråt . Om du vill skapa ett index , markera ordet du vill sätta i indexet . Klicka på "Referenser , " och sedan på " Mark Entry . " Fortsätt att göra detta för varje objekt du vill lägga till i ditt index . När detta är gjort , bläddra till slutet av din utbildning manual och infoga indexet genom att klicka på "Referenser , " och sedan på " Infoga Index . "
7
Stavningskontroll och spara filen . När du väl har skapat din första träning manual , kan du stänga av denna handbok till en mall för andra manualer genom att klicka på " Open Office " -knappen och klicka sedan på " Spara som . " När dialogrutan visas , i avsnittet " Spara som typ , " klicka på nedåtpilen och välj Word -mall ( . dotx ) . Sedan kan du återanvända ditt arbete på en annan utbildning manual .
