Många e-postsystem inte tillåter bilagor av mer än 3 till 5 megabyte . Om ett Word-dokument är större än den gräns som tillåts av e-postsystemet , då det inte kommer att sändas . I ett sådant fall , är det nödvändigt att minska storleken på dokumentfilen . Genom att minska storleken av en mycket stor Word-fil kan också göra att skriva ut dokumentet mer effektiv och mindre kostsam . Använd en av flera metoder för att minska storleken på en Word-fil utan att ta bort eller redigera dess innehåll . Länka tabeller & Bilder
inbäddade bilder och tabeller ökar storleken på Word-dokument mer än någon annan faktor . Lyckligtvis tillåter Word användaren att koppla dokument till en extern fil , till exempel en bildfil eller en Excel -fil . När ett Word-dokument öppnas, hämtar den den länkade filen och placerar dess innehåll på önskad plats . När Word- filen stängs , bryts länken . På detta sätt är bilden eller tabellen inte en permanent del av Word-fil , vilket avsevärt minskar filstorleken . Nackdelen med denna strategi är att den Word-fil måste kunna komma åt den externa filen . Om Word-dokumentet öppnas på en dator som inte har tillgång till den externa filen , blir det ingen bild eller tabell i dokumentet .
Använd JPG
Om det är nödvändigt för att bädda in bilder i en fil , använd JPG bildformat istället för BMP bildformat . Ett BMP-fil kommer att vara minst tre gånger så stor som samma bild i en JPG-format . Många online bildprogram och tittare kan enkelt konvertera bilder från ett format till ett annat .
Minska antalet bilder
p Om alla bilder i Word-dokumentet är i JPG-format och filen är fortfarande för stor , överväga att ta bort bilder som inte är nödvändiga till dokumentet . Till exempel, om samma bild visas i två separata delar av dokumentet , ta bort det andra utseendet på bilden och helt enkelt hänvisa läsaren till den första bilden . Också överväga att ta bort bilder som är underhållande eller dekorativt , men inte nödvändigt eller informativa .
Split i två dokument
En lång Word-dokument kan delas in i två eller flera mindre dokument . Om dokumentet innehåller flera avsnitt eller kapitel , överväga att göra varje avsnitt en separat fil .
