? Mail Merge är ett verktyg för Microsoft Word som gör att du kan skapa adressetiketter eller skriva ut direkt till kuvert med ett kalkylprogram som du har skapat . Mail Merge är särskilt användbart om du har en massa människor att skicka något till . När du har avslutat processen Koppla dokument , ta en närmare titt på var och en av etiketterna för att se till att det kommer att skriva på det sätt du vill. Vissa justeringar kan krävas för att få etiketterna att se perfekt ut . Dessa instruktioner är avsedda för användning i Word 2003 . Se tips avsnitt för information om Word 2007 . Instruktioner
1
Divide kalkylbladet till sex olika kolumner för att säkerställa dokumentkoppling korrekt identifierar olika delar av varje adress . Förnamn , Efternamn , Gatuadress , Stad , stat och postnummer ska användas som kolumnrubriker . Skräddarsy denna lista genom att lägga till titel ( Dr , herr och fru , till exempel) eller land om adresslistan innehåller element som inte omfattas av dessa sex rubriker . Använd Excel eller Microsoft Word för att skapa ditt kalkylblad . Använd en tabell om du listar dina adresser i Microsoft Word . Spara dokumentet så att du kan använda den som källdata . Öppna ett nytt Word- dokument och fortsätta Koppla processen .
2
Ange alla dina adresser i cellerna som motsvarar varje del av adressen . En rad bör innehålla endast en persons adress . Spara detta dokument med ett filnamn du enkelt hittar på din hårddisk . Addera 3
Öppna din ordbehandlare . Klicka på Arkiv , Nytt , Spara som och ge dokumentet ett filnamn som du kommer ihåg .
4 Verktyg
Klicka , Koppla dokument , skapa , kuvert och etiketter . Klicka på Hämta data , Open Data Source . Välj den databas du skapade med de adresser du vill använda från den filkatalog . När listan över adresser dyker upp , avmarkera personer du inte vill skapa en etikett för .
5
Välj den typ av etikett du vill använda beroende på tillverkaren eller etikett storlek . Du kan också skapa en egen etikett genom att välja detta alternativ från den här skärmen .
6
Klicka på " Lägg Merge Field . " Ett fält är kolumnrubrikerna såsom Förnamn du lagt till ett kalkylblad . Använd mellanslagstangenten och Enter för att formatera enskilda etiketten på skärmen . Ett annat alternativ är att välja en av de mallar som visas på skärmen som innehåller alla fält från databasen .
7
Klicka Koppla till nytt dokument , alla dokument , Merge . Klicka på Redigera , Markera allt, alla etiketter . Ändra textstorlek eller färg om du inte gillar hur de ser ut . Ta en titt på dina etiketter genom att gå till Arkiv , Förhandsgranska för att titta på din första sida med etiketter . Tryck Page Down på tangentbordet för att titta på alla sidor .
8
Se till att formateringen av varje etikett passar texten . Etiketter har ibland cut - off text på dem . Ändra teckenstorlek eller textjustering på enskilda etiketter om du har några problem .
