Det kan verka som kommunikation flyttar in i en helt elektronisk och digital värld , med e-postbilagor , texter och e-läsare som täcker mer och mer dokumentation kapacitet . Men ibland måste du ändå skicka papperskopior material , och ett snabbt sätt att göra detta är via en fax , som transporterar dina papper från din plats till en annan . Tillsammans med dina faxade material går ett försättsblad , vilket egentligen är en routing dokument som meddelar faxet ankomst och dess avsedda destination . Lägg en logotyp
Om du skapar faxförsättsblad från ett ordbehandlingsprogram mall , kan du ge en generisk form istället för en som talar om för mottagaren vem du är . Med bara ett par snabba steg , kan du lägga till en logotyp till din fax försättsblad . Logotyper är små grafiska filer som används för att representera din organisation , är chansen ditt företag eller verksamhet har en. För att lägga till ett försättsblad , behöver du bara öppna programmet och sätt in det ( om du använder Word , till exempel , bara dra ner " Infoga " -menyn , klicka på "Bild ", klicka på " From Arkiv " och bläddra till logotypen . dubbelklickar läggs det till försättsblad ) . Även en liten logotyp omvandlar en generisk faxförsättsblad till kundanpassade något , vilket gör att ditt företag sticker ut från massa spam fax mottagaren kan ta emot varje dag .
Anpassa formulär
Fax försättsblad ofta streckad sig snabbt att gå på toppen av ett viktigt dokument ditt kontor sänder ut . De kan innehålla något annat än en " Till ", " Från ", " Date " och " Subject " linje , eller de kan ha mycket mer detaljerad information . För att uppnå en större effekt med fax , speciellt om du använder dem för att rekrytera försäljning eller annan verksamhet , överväga att lägga till en personlig touch till formuläret . Handskrivna anteckningar, som " Hoppas att höra från dig snart ! " Eller " Här är vad jag har lovat dig , njut ! " Kan göra mottagaren känna sig uppskattade och humanisera faxprocessen . Alternativen är något så enkelt som att ha faxer initiala faxblanketten , underteckna hennes namn och med en handskriven hälsning på toppen av faxet .
Declutter
Även om många fristående faxmaskiner har ersatts av kombinationen fax och kopieringsmaskiner , det är fortfarande en bra idé att hålla din fax tydliga och lättlästa , så bäst att få ut ditt budskap . Detta inkluderar ditt val av färger , när du utformar ditt faxförsättsblad , är det bäst att gå med bara svart . Även färger kan se iögonfallande på slutet när du skriver ut formuläret , kommer de att faxa förmodligen in mottagaren som alla svarta ändå och kan även komma ut oläsliga eftersom färgerna kan skriva ut alltför lättvindigt . En mottagare försöker bevara färg bläck kan inte heller uppskatta inkommande fax som tar upp deras bläcktillförseln . En annan idé att tänka på är att declutter faxblanketten så mycket som möjligt . Om den person som tar emot faxet inte kan förstå vem det är avsett för , har det inte tjänat sitt syfte . Mottagarens namn och andra viktiga detaljer , såsom adress , kontor nummer och befattning , bör tryckas i stora tydliga bokstäver rätt överst i formuläret . <
br >
