? Koppla dokument för Word 2007 är en uppsättning resurser inom Word " Utskick " fliken för att vända en enda , allmän handling som ett standardbrev i flera dokument med särskild information , t.ex. en mottagare . Dessa resurser omfattar det ursprungliga dokumentet vara partikulariserade , fältkoderna som Word fylls med specifika uppgifter , datafilen förutsatt att specifika data och guiden Koppla dokument för att vägleda nya användare genom sammanslagningen att . Den första bokstaven
start brev eller annan generisk handling rymmer det mesta av innehållet i finalen , sammanfogade bokstäver . Du kan skriva något i brevet som du skulle för andra Word-dokument . Du kan också använda någon av Word 2007 formatering och grafiska verktyg , såsom WordArt och byggstenar . Den enda skillnaden mellan de viktigaste kopplade dokumentet och en icke - mail merge dokument är fältkoderna i kopplade dokumentet .
Fältkoder
Fältkoder är de enheter att låta Word vända generisk text till specifik text . Till exempel kan de vända texten " Dear << Mottagare >> " i " Dear Dr Jones , " " Kära Ms Lane " och " Kära amerikan . " Fältkoder ser ut detta prov fältet när du först sätter dem i en sammanslagning dokument : " . « Mottagare » " Deras verkliga utseende , men tar denna form : " { MERGEFIELD Mottagare } . " Du kan se att formuläret genom att trycka på " Alt " och " F9 " samtidigt på ett brev med datalänkfält koder
Såhär fältkoder fungerar i en dokumentkoppling : . Brevskrivaren antingen manuellt eller med hjälp av Word 2007 : s guiden Koppla dokument infogar fältkoder i huvuddokumentet där han vill de generiska data för att ändra till en specifik bit data , liksom den tidigare nämnda " Dear << Mottagare >> " exempel . Han laddar sedan en datakälla som levererar information för att ersätta " << Mottagare >> " en kod . Han utför sammanfogningen genom Merge guiden eller genom " Slutför och koppla " -knappen . Infogas datafils data i " << Mottagare >> " fältet kod för varje mottagare som lagras i datafältet , gör ett nytt dokument för varje mottagare . De resulterande dokumenten visar den specifika mottagarens namn i stället för fältet koden .
Den datafil
datafil innehåller de uppgifter som kommer att ersätta kopplingen fältkoder i originaldokumentet . Dessa data kan vara någon del av ett brev eller ett dokument , men är oftast mottagarna för skrivelsen . Övriga uppgifter som Word kan förvandla ett generiskt dokument till en specifik inkludera mottagarens adress och finansiella text för samlingar bokstäver . Till exempel , " Please efterge << Amount_owed >> för att undvika rättsliga åtgärder . " Den datafil i sig kan vara ett av flera format , inklusive annat Word-dokument i vilket ett Word-användare har lagrat data i en tabell . Excel är ett vanligt val för datafiler .
Trollkarlen
Word 2007 : s Merge guiden styr brevskrivaren genom varje steg av brevet sammanslagning processen , från att skriva brev till skapa data till själva sammanslagningen och slutförandet av de slutliga dokumenten . Det frågar och frågar användaren genom hyperlänktext i navigeringsfönstret som visas i Word efter brevskrivaren klickar på trollkarlens knappen . Guiden ger brevskrivaren flera alternativ , spridda över faserna i det överlåtande processen . Ett alternativ låter brevskrivaren välja vilka sammanfoga fält för att infoga i det ursprungliga brevet .
