Du kan skapa fakturor med en anpassad eller färdiga mall och QuickBooks , Microsoft Word eller Microsoft Excel . QuickBooks lagrar automatiskt alla företagets mallar , ger dig en ren faktura för varje transaktion . På samma sätt kan du skapa en mall i Word och spara varje maskinskrivna faktura under ett annat namn , mallen återgår till tomt efter varje användning . Excel - skapade fakturor kommer att beräkna summor automatiskt , och kan även sparas som mallar för fortsatt användning . Instruktioner
Använda Microsoft Word 2010
1
Öppna ett nytt Microsoft Word- dokument . Klicka på Infoga-menyn längst upp på skärmen . Välj " Picture " och välj din logotyp från listan . Klicka på " OK " för att importera filen .
2
Ordna din logotyp i mitten , vänster eller höger sida av skärmen , beroende på vilket som ser bäst för dig beroende på storlek , form och information som finns i logotypen . Om du inte har en logotyp , eller din logotyp inte innehåller det fullständiga namnet på ditt företag , välj ett teckensnitt i " Font " i rullgardinsmenyn och skriv in namnet på ditt företag intill logotypen .
3
Ange din information affärskontakt inklusive adress , telefon-och faxnummer , e-post och webbadresser nedanför företagsnamnet . Justera teckenstorlekar av verksamheten namn och uppgifter tills namnet är framträdande och detaljerna är tillräckligt stora för att se klart . Hela huvudet ska bara ta upp ungefär två inches utrymme överst på sidan
4
Placera markören en eller två rader under rubriken , typ . " Datum : " tryck på "Enter " . Typ " Kundens namn : " , tryck på " Enter " , typ " kundadress : " , tryck på " Enter " , och skriv " Villkor : " och tryck på " Enter "
5
Klicka på " Table . " meny-knappen längst upp på skärmen och välj " Infoga tabell " . Formatera tabellen ska innehålla antalet kolumner du behöver . Antalet nödvändiga kolumner beror på hur mycket information du vill ska visas på fakturan , till exempel kanske du vill inkludera " detaljens namn" , " Description " och " Belopp " . Välj 15 rader och mörkare cirkeln bredvid " Autopassa till Window . " Klicka på " OK " .
6
Typ kolumnrubrikerna i den översta raden , och ordet " Totalt " i den nedre cellen på nästa - till - sista raden . Högerklicka någonstans på bordet och välja " Egenskaper för tabell " . Klicka på " Kantlinjer och fyllning " -knappen och välj " None " på " Borders " fliken om du vill ta bort tabellen stödlinjer . Annars lämnar stödlinjer i stället .
7
Klicka på " Arkiv " meny-knappen och välj " Spara som " . Namnge dokumentet och välj därefter " Dokumentmall " från " Spara som" i rullgardinsmenyn . Klicka på knappen "Spara" .
8
Öppna programmet, klicka på " Arkiv " meny-knappen och välj " Nytt " . Välj " Mallar på min dator " och öppna den sparade mallen filen .
9
Typ fakturadatum , kundens namn och adress , samt villkoren i fakturan . Skriv objekten , beskrivningar och detaljer och fyll i " Total " längst ned på fakturan . Spara och skriva ut fakturan . Addera Använda Microsoft Excel 2010
10
Öppna Microsoft Excel 2010 och skriv ditt företags namn i cell A1 . Håll " Ctrl " -tangenten och tryck på " Enter ". Skriv varje del av dina kontaktuppgifter , trycka " Ctrl + Enter " mellan varje rad
11
Type " Datum : " . In i cell A3 , " Customer Name : " i cell A4 , " Customer Adress : " i cell A5 och " Villkor : . "i cell A6
12
Typ rubriker du vill inkludera på din faktura varvet åtta . Inkludera rubriker såsom " Produkt " , " Antal " , " Beskrivning " , " Rate " och " Belopp " . Dra linjer mellan kolumnerna till en lämplig storlek för varje objekt . Till exempel bör kolumnen inklusive artikelbeskrivningen vara längre än den ena , inklusive posten beloppet . Ändra header typsnitt om så önskas .
13
Markera cell A1 och varje cell varvet en som överensstämmer med fakturan rubriker . Om du har fem rubriker , markera cellerna A1 - E1 . Klicka på " Merge och Center " -knappen på verktygsfältet längst upp på skärmen . Välj ett typsnitt som representerar ditt företag och justera teckenstorlekar för ditt företags namn och kontaktuppgifter . Dra linjen mellan raderna en och två tills du kan se alla dina kontaktuppgifter och firmanamn .
14
Formatera alla numrerade celler . Välj varje avsnitt av celler som kommer att innehålla numrerade objekt , högerklicka , välj " Formatera celler " och välj " Valuta ", " Number " eller " Date ". Välj önskat format från rullgardinsmenyn .
15
Klicka på " File " och välj " Förhandsgranska " för att se hur många rader som du kommer att ha tillgängliga för att lista objekt . Stäng " Print Preview " skärm och meddelande där de streckade linjerna har dykt upp på ditt dokument . Fyll i " Total " i en cell nära botten av skärmen , till vänster om " Belopp " fältet kolumnen . Markera cellerna i " Belopp " kolumnen , inklusive den sista cellen bredvid cellen du skrev " Total " in , och klicka på " Autosumma " -knappen för att infoga ett sammanlagt format . Din totalsumman för alla poster kommer automatiskt sättas in i den här cellen .
16
Klicka på " File " och välj " Spara som . " Välj " mall " från " Spara som" i rullgardinsmenyn , ange ett namn på mallen och klicka på " OK " för att stänga .
17
Öppna mallen filen och skriv in datumet , kunden namn och adress och villkoren i de tillämpliga cellerna .
18
Ange objektnamn , kvantitet , beskrivning , takt och totalt i varje rad . Spara och skriva ut fakturan .
Använda Quickbooks 2011
19
Klicka på " Skapa Fakturor " länken på Quickbooks startskärmen .
20
Skriv in kundens namn i " kund : Job " fältet . Skapa en ny kund vid behov. Kunden adress ska visas i " Bill Till"-fältet . Välj rätt mall från rullgardinsmenyn .
21
Ange fakturadatum åååå /mm /dd format och fakturanummer i de märkta fälten . QuickBooks infogar automatiskt nästa förväntade fakturanummer.
22
Typ ett beställningsnummer och välj korrekta betalningsvillkor från rullgardinsmenyn .
23
Typ varje unik objektets namn och mängd i den huvudsakliga delen av fakturan . Om du skrev en beskrivning när du skapade varje objekt automatiskt kommer att visas i " Description "-fältet , så kommer räntan för det objektet . Skapa ett nytt objekt om det behövs . Välj " Skapa ny " från " Punkt " i rullgardinsmenyn .
24
Klicka på "Lägg tid /kostnader ... " knappen om du tidigare tilldelade tid eller kostnader till jobbet . Välj någon av de poster som anges för att lägga till poster i fakturan . Bekräfta det totala beloppet
25
och klicka på " Spara och stäng " om du är färdig med att skapa fakturor eller "Spara och Ny " för att öppna annan tom fakturamall .
