Skapa en adressbok på datorn är ett bra sätt att hålla alla dina kontakter på ett ställe . Och , är Microsoft Excel det bästa programmet att använda för att göra en adressbok på en dator . Excel är allmänt tillgänglig och åtkomlig för de flesta alla , och det är väldigt lätt att använda . Skapa en adressbok i Excel innebär helt enkelt att installera och formatera några kolumner , och sedan mata in information . När adressboken är inställd , kan den lätt användas för post sammanslagning eller som en referenslista . Instruktionerna nedan hjälper dig att ställa in en adressbok i antingen Excel 2003 eller Excel 2007 . Instruktioner
1
Öppna upp Microsoft Excel på din dator . Du kommer att se att ett kalkylblad öppnar upp med förutbestämda rader och kolumner . Du kommer att använda dessa rader och kolumner för att konfigurera din adressbok .
2
Lägg till en rubrik till toppen av tabellen . Detta kommer att hjälpa dig att komma ihåg vilken information i en särskild adressbok . Du kan behöva ställa in olika adressböcker för olika ändamål - exempelvis en för medlemmar i en bokklubb och en för familjemedlemmarna . Att ha en tydlig titel hjälper dig att hålla allt organiserat . Gör titeln fet och öka storleken på typsnittet , med hjälp av verktygen i det övre verktygsfältet .
3
Hoppa ett par rader efter titeln och ange rubriker för kolumnerna i adressen bok. Följande kolumnrubriker kommer att vara till stor hjälp : Namn , adress , ort , postnummer, telefonnummer , faxnummer och e - postadress . Skriv in dessa rubriker i kolumnerna A till H , respektive. Det är mycket viktigt att varje objekt är införda i en separat kolumn .
4
Center och djärva de kolumnrubriker . För att göra detta , klicka på radnumret till vänster om raden av rubriker . Detta kommer att lyfta , eller markera , hela raden . Och då använder de djärva och center verktyg i det övre verktygsfältet .
5
Ange kontaktinformationen i varje kolumn . Information för varje kontakt bör anges på en separat rad . Beroende på hur många kontakter du har , kan detta ta lite tid . Men , kom ihåg , du behöver bara göra det en gång . I framtiden , kommer du bara att lägga till nya kontakter och uppdatera information . Om du inte har viss information för vissa kontakter , lämnar cellen tom . Kom ihåg att använda de två bokstäver statliga förkortningar som posten kräver .
6
Formatera texten i postnummer kolumnen för att göra alla ZIP -koder ser likadana ut . Markera all text i kolumnen , med undantag för kolumnrubrik . Högerklicka på de markerade cellerna och välj " Formatera celler . " Klicka på " Number " fliken , och klicka sedan på " Special " i " kategori " rutan . Klicka på " Zip Code " eller " Zip Code +4 " i " Type " rutan . Klicka på " OK . " Detta kommer att göra alla ZIP -koder ser likadana ut .
7
Formatera texten i telefonnummer kolumnen så att alla telefonnummer i kolumnen ser likadana ut . Markera texten i telefonnummer kolumnen , förutom kolumnrubriken . Högerklicka på den och välj " Formatera celler . " I " Number ", välj " Special " från " kategori " rutan . Klicka på " telefonnummer " i " Type " rutan . Klicka på " OK . " Addera
