SPCS importerar data från andra SPCS -filer och andra redovisnings -och kalkylprogram med hjälp av Intuit Interchange Format , en textfil som slutar med filändelsen Oom . . Importera data från andra QuickBooks konton är ganska lätt eftersom programmet hanterar formateringen . Intuit varnar dock att skapa IIF filer genom att anpassa data från en annan kalkylprogram eller redovisning program är " tekniskt komplicerad . " Bolaget föreslår att om du inte har en hel del uppgifter att importera , skulle det vara snabbare och enklare att skriva in data direkt i SPCS . Vad du kan importera
Du kan använda en IIF -fil för att importera poster till SPCS listor , inklusive kontoplan , föremål som används i transaktioner , leverantörer, kunder och budgetar . Du kan också importera transaktioner såsom kontroller , inlåning , fakturor , räkningar säljare , försäljning kontanter, uppskattningar och allmänna journalanteckningar .
Begränsningar
Importerad IFF filer inte skapar transaktionskostnader länkar . Om en betalning från en kund ingår i importen , måste du ansöka manuellt betalningen till en öppen faktura . Om du använder SPCS med en multi - user license , måste du vara i enanvändarläge för att importera eller exportera data och måste logga in som administratör . Du kan inte importera eller exportera lönedata .
IIF Headers
Du förbereder data för överföring i ett kalkylprogram , men spara programmet som en textfil . Att läsas lätt genom QuickBooks , ändra förlängning i filnamnet . Oom . Förlängningselementen tippar av SPCS att filen innehåller data som ska överföras , men vad gör filen arbetet är rubrikerna . Rubrikerna definiera särskilda områden i företaget filen . De filhuvudena ställs i rad med den första nyckelordet i raden som börjar med ett utropstecken . En rad som börjar med " ! TRNS " identifierar en transaktion för import . SPCS innehåller en lista med huvuden som behövs för att överföra data på rätt sätt. Stavningen för var och en av dessa rubriker vara mycket exakt för att överföra data framgångsrik . QuickBooks erbjuder en nedladdningsbar IIF import kit som innehåller en import handbok , en lista med kolumnrubriker som behövs för att importera data och prov IIF filer . Proverna visar formateringen som krävs för att skapa en läsbar IIF -fil .
Backup Innan Importera
Tillbaka upp ditt företags data innan du importerar en IIF fil . Om filen importen med fel , kan du alltid återställa säkerhetskopian . Praktiken är alltid så när först skapa och importera IIF filer . Använd en QuickBooks fil prov företaget att importera en IIF -fil för att se om datafilen överförs korrekt .
