? Företagen i modern tid generera massor av dokument , innehåll och andra pappersbaserad information som måste klassificeras , syntetiseras och förvaltas . Dokumenthantering system med verktyg, teknik och tillämpningar används för att fånga , lagra , hantera , bevara och leverera innehåll till användargrupper och den utvidgade arbetskraften i en organisation . Den elektroniska dokument som skapas och genereras kan användas för olika ändamål . Det finns många fördelar med att investera i ett dokumenthanteringssystem . Eliminerar Arkivering Problem
Hämta och tillgång viktiga affärsdata , kundregister , finansiella och redovisningsmässiga information är viktig för att köra dag till dag verksamheten för någon organisation . Sådana filer , innehåll och information i dokument format ska vara tillgänglig på begäran . En välskött dokument eliminerar utrymmeskrävande arkivering problem och besvärliga processer i samband med manuella register eller icke - elektroniska metoder för att förvara papper och dokument . Ett dokumenthanteringssystem garanterar elektroniska dokument och filer finns i mappar som kan hämtas och nås snabbt vid behov .
Snabbare åtkomst och sökning
Ett dokumenthanteringssystem systematiskt butiker och arkiv skannade dokument , bilder och andra filer . Kategoriseringar och andra former av klassificering möjliggör handlingar som skall lagras på flera olika sätt i en DMS . Dessa filer kan hämtas med full söktext frågan kapacitet . Använda ett ord eller kombination av ord , kan användare söka och hitta några dokument som helst och utföra stora förändringar som per krav som arbetet ställer . Mindre tid går åt av personal i att söka efter dokument eller försöker hitta aktuella versioner .
Sömlösa Informationsdelning
Medarbetare och arbetstagare måste regelbundet utbyta information samtidigt utföra olika uppgifter och funktioner . Med DMS på plats , elektroniska filer , skannade pappersdokument och bilder , pdf-filer finns lättillgängliga över företagets intranät , Internet och stora nätverk i området , och det finns ett bättre flöde av information över alla organisationens hierarkier . Filer kan skrivas ut från valfri dator eller skrivare , och kan även distribueras via DVD eller CD . Medarbetare kan dela information och samarbeta om konkreta projekt och uppdrag . Flera granskare , godkännare och beslutsfattare kan komma åt filer och granska dokument snabbare .
Minskad Förvaring
Minskad lagring är en av de största fördelarna med att investera i ett dokumenthanteringssystem . Stora företag , små och medelstora företag, icke - vinstdrivande organisation och nystartade alla ser att konsolidera och optimera verksamhetens operativa områden att spara på kommersiella hyror och kostnader ägande . Industri och regelefterlevnad och förordningar har krävt lagring och arkivering av stora mängder dokument - genererad data och information . Underhålla pappersbaserade journaler och massor av dokument mappar kommer att hämma den arbetande anställda , personal och andra arbetare i begränsat kontorsutrymme och arbetsmiljöer . Ett integrerat dokumenthanteringssystem minskar mängden prime kontorslokaler krävs för att upprätthålla pappersbaserade journaler .
Business Continuity
Företagen har alltid att brottas med risker och osäkerheter och andra katastrofscenarier . Plötsliga avbrott eller olyckor kan påverka verksamheten och förstöra viktig information och digitala tillgångar på plats . Pappersarkiv är utsatta för brand , skadegörelse , översvämning , stöld och andra faror med naturkatastrofer och generellt dyra att underhålla . En DMS fungerar som en nära felsäker återställning lösning och centralt säkerhetskopierar dokument och pappersbaserade journaler för off -site lagring . Dessa arkiv kan behållas och handlingar återställas i händelse av ett oredovisat avbrott eller katastrof och garantera kontinuitet i verksamheten .
