Dokumenthantering system låter organisationer att logiskt och effektivt organisera dokument , både fysiska och digitala . Som ett resultat , måste ett effektivt system rymma alla olika typer av dokument . Tillgångar
Definiera vilka tillgångar organisationen har och hur de används . Detta bidrar till att säkerställa att dokumentet ledningssystem valt kommer att uppfylla dina behov .
Format
Se till att dokumentformat , både fysiska och digitala , stöds av någon dokumenthantering system du funderar på att genomföra .
konvertering
När konvertera filer , hålla framtidens teknik i åtanke att möjliggöra dokument tillgängligheten på vägen .
Konvertera dokumentformat vid behov . Till exempel kan ditt dokumenthanteringssystem kräva att alla digitala register lagras som PDF (Portable Document Format) .
Tillgång
Skapa en process som gör det enkelt att tillgång till handlingar som hanteras . En populär gränssnitt för system använder webben för att få tillgång till dokument information.
Processer och rutiner
plan inte bara för genomförandet av ett dokumenthanteringssystem , men hur nya dokument matas in och upprätthålls. Ett dokumenthanteringssystem är bara intressant om den har lagt handlingar som behövs .
