Dokumenthantering system är elektroniska system som är utformade för att hantera , lagra , distribuera och arkivera dokument . Dessa system är vanliga i företag och utbildningssystem och agera som en digital arkivskåp . Dokumenthanteringssystem är också känd som " content management system " som de kan lagra ljud, video och andra typer av media förutom handlingar . Fysiskt utrymme
Dokumenthantering system lagra ofta information på servrar eller andra kraftfulla datorsystem . Dessa elektroniska förvaringsutrymmen tar ofta upp mindre utrymme än sin fysiska motsvarighet . Addera Digital arkivering
dokumenthanteringssystem möjliggör lagring av dokumenten själva och även för tidigare versioner . Detta kan hjälpa spåra revideringar genom tid och ger en extra fördel av att kunna återgå till äldre dokument . Men om denna information inte är organiserad och förvaras på rätt sätt , kan det vara för många dokument och versioner tillgängliga , varigenom ett problem information overload för användarna .
Centraliserad Plats
Dokumenthantering system är en central lagringsplats där många användare kan nå den mest aktuella och uppdaterade dokument från en central plats . Denna enkel tillgång till handlingar stödjer samverkan mellan många användare . Den centraliserad plats för dokument främjar också enkel distribution av dokument för användarna . Dock får elektronisk lagring av digitala dokument i ett enda läge utgör en extra säkerhetsrisk om inte extra säkerhet sätts för att skydda det elektroniska systemet .
Ytterligare Utilities Verktyg
Elektroniskt lagring och hantering av dokument inom ett system för elektronisk dokumenthantering tillåter verktyget verktyg för att ge ytterligare funktioner som inte fanns i deras fysiska motsvarighet . Söka genom elektroniska dokument är enklare än att söka varje dokument för hand . Men många av dessa verktyg kan vara onödiga och kan ha en högre kostnad än värdet för företagen .
