E-post är en vanlig form av kommunikation , och korrekt brevlåda ledning behövs för att skydda de uppgifter som erhållits . Används för både affärs -och personliga korrespondens , gör e-post för snabbt informationsutbyte . Håll informationen säker och förenkla e- upplevelsen genom att göra tid för grundläggande postlåda förvaltning . Stoppa virus
Håll antivirus och säkerhetsprogram uppdateras . Många virus tas emot via e-post , och nya virus släpps regelbundet . Out -of - date programvara lämnar datorn och data i riskzonen . Addera Kontroll Spam
Stoppa skräppost innan den når din inkorg . De flesta e-postleverantörer erbjuder någon form av spam filtrering som automatiskt flyttar misstänkta meddelanden i en separat spam eller karantän mapp . Undersök skräppostmappen innehåll regelbundet för att säkerställa att inga meddelanden har kategoriserats felaktigt . Granska spamfilter inställningar ofta som de kan ändras utan föregående meddelande . Tänk inget filter är perfekt och några spam kommer att finna sin väg in i inkorgen .
Organisera
Läs varje meddelande och avgöra om det kan tas bort direkt. Reagera omedelbart lätt att svara på meddelanden . Flagga de som kräver svar som inte kan hanteras på den tiden , och placera dessa meddelanden i märkta mappar i postlådan för att hindra dem från att gå vilse . Också , lämna meddelanden som kräver inga svar men innehåller användbar eller önskad information . Ett exempel på detta e- förvaltning bästa praxis är att lämna all betalning mottagen anmälan meddelanden i en märkt Bekräftelser mapp betalning.
Hantera bifogade filer
Spara alla nödvändiga bilagor till en specifik plats på din dators hårddisk . Denna e- förvaltning bästa praxis kommer att se till att du vet var filen finns och minska storleken på postlådan . Spara bifogade filer utanför postlådan också ger skydd mot dataförlust till följd av oavsiktlig budskap radering .
Permanent ta bort
Delete-tangenten är en viktig e-verktyg . Ett tips är att ta bort alla meddelanden som inte längre behövs . Radera dubbla meddelanden också rekommenderas . Glöm inte att ta bort meddelanden från mappen Skickat . Var medveten om att objekt som skickas till de Borttaget eller papperskorgen raderas inte omedelbart . Ofta är dessa meddelanden kvar under en månad eller längre . Manuellt radera innehållet i dessa mappar säkerställer meddelanden tas bort permanent . En annan metod är att ställa in mappen att automatiskt ta bort innehållet när e programmet stängs , men det beror på vilket program som används och får inte vara ett alternativ för alla .
