? Den " Spåra ändringar " i Microsoft Word tillåter användare att visuellt registrera förändringar och redigeringar i ett dokument . Detta är särskilt användbart när fler än en person behöver för att komma åt dokumentet , eftersom det tillåter varje användare att granska och godkänna eller förkasta de ändringar gjorda av andra . Användarna kan också lägga till kommentarer till dokumentet , ger dem möjlighet att ställa frågor och förtydliga informationen in av andra. Tillgång
Förändringar
Track kommer med alla de senaste versionerna av Microsoft Word , men funktionen är inte aktiverad som standard . För att slå på Spåra ändringar i Microsoft Word 2010 och Word 2007 , klicka på " Spåra ändringar " under " Review " fliken på huvudprogrammet menyn . I Word 2002 och Word 2003 , tillgång " Spåra ändringar " genom att klicka på "Verktyg" i programmenyn. I alla versioner av Word , tillgång till funktionen genom att trycka och hålla ner " Ctrl ", " Shift " och "E "-tangenterna på datorns tangentbord .
Funktion
När en användare gör " Spåra ändringar " från Word-menyn , startar programmet för att visuellt registrera alla ändringar , inklusive tillägg och strykningar , om dokumentet . Det gör detta genom att lyfta fram förändringar med olikfärgade text , stryka under text och passage - ut text . Om en användare lägger till en kommentar till texten , visas detta i ett ord bubbla ovanför texten eller i marginalerna i dokumentet . En handling författare eller redaktör kan också avvisa och godkänna ändringar gjorda av andra användare , och dölja spårade ändringar i syfte att arbeta på en ren handling .
Funktioner
Spåra ändringar erbjuder en rad extra funktioner . Om flera författare samarbetar på ett dokument , kan varje enskild användare se vem som gjort en viss redigering genom att hålla muspekaren över den spårade ändringen att visa författarens namn . Word avsätter också en annan edit färg till varje användare , vilket gör det lätt att se hur ett dokument har ändrats över tiden . Användarna kan också skriva ut ett dokument med spårade ändringar som ingår genom att välja " Print Mark - up " alternativ i " Print " -menyn .
Försiktighet
Använda spårning funktionen kan ha en baksida . Om den slutliga användaren av dokumentet glömmer att stänga av Spåra ändringar verktyget innan du skickar dokumentet externt , kommer mottagaren se alla redigeringar och kommentarer i dokumentet . Detta kan leda till pinsamma avslöjande kommentarer avsedda för intern konsumtion . Alltid dölja spårade ändringar och sedan stänger av funktionen Spåra ändringar när arbetet på ett dokument är komplett . I Word 2007 och Word 2010 , kan användarna också välja "Varna före utskrift , spara eller skicka en fil som innehåller spårade ändringar eller kommentarer " alternativ från sekretessalternativen i " Säkerhetscenter " menyn .
