"Innehåll " att ett företag genererar i den normala verksamheten beror givetvis på vilken typ av företag . Men för ett brett spektrum av verksamheter , kommer innehållet särskilt omfatta kalkylblad , e-post och snabbmeddelanden skickas bland anställda eller mellan anställda och potentiella kunder , affärsplaner, presentationer och mycket mer . Hantering av sådant innehåll på ett sätt som är lämpligt för den digitala tidsåldern är en svår utmaning . Detta innebär beslut om hur materialet kommer att finnas tillgängligt , till vem och för hur länge . Försäljning och marknadsföring
Några av utmaningarna i content management uppstår i försäljningen . Bill Forquer och hans medarbetare använder Columbia Sportswear - den ledande marknadsförare av skidkläder i USA - som en fallstudie i " Enterprise Content Management lösningar , " sin bok om ECM -lösningar . Författarna konstaterade att på en gång , skulle en extern leverantör som ville utnyttja bolagets bilder av tillgängliga produkter måste ringa bolagets interna marknadsförare , som sedan skulle hitta bilden , formatering , och så vidare manuellt . Detta var ineffektiv som ECM . Men på grund av införandet av en digital asset management system , har en sådan leverantör nu tillgång till produktmaterialet själv .
Stationära
Mycket av arbetet i ECM tar på nivån av stationära datorer som används av företagets anställda . Dominerande applikationer, såsom MS Office , MS Outlook och Lotus Notes , allt möjligt för användaren som genererar innehåll för att lagra det i ett register och att samarbeta med andra anställda via IM eller e-post . Nyare program som fungerar på samma nivå är SharePoint och LiveMeeting , som tillåter fildelning i en liten arbetsgrupp och online- möten , respektive .
Servrar och ERP
Många företag använder idag ett systemet för resursplanering . ERP arbetar typiskt på servernivå , och är utformad för att spåra de olika verksamheterna i företaget , särskilt dess förbindelser med leverantörerna å ena sidan och kunder på andra . ERP och ECM måste samarbeta smidigt . Det innebär att de enskilda anställdas skrivbord kan inte vara slutet på ECM berättelsen . För att citera Tom Jenkins och hans medförfattare av " Enterprise Methods Content Management , " det bör finnas " en färdplan som beskriver en övergripande corporate ECM strategi och riktlinjer för inrättande communities of practice . "
juridiska frågor
ECM är inte bara en fråga om att hjälpa ett företag som drivs smidigt . Det också snabbt blir en juridisk fråga . I den 21: a århundradet , har varje företag att syssla med rättstvister , och av en begäran från den kontradiktoriska part till angivna e-post eller IM utbyten . Ett företag som inte har en skriftlig policy om när det kommer att behålla , och när det kommer att förstöra sådana poster i den normala verksamheten , öppnar sig upp för sanktioner .
