En PDF , eller Portable Document Format , är ett standardformat som låter människor dela dokument mellan olika datorer och operativsystem . En PDF kommer att se likadant ut på alla datorer , även de med olika teckensnitt eller skrivare installerade drivrutiner . Montering av utgående komponenter för en rapport och formatera dem som en PDF-fil är lätt att göra om du har rätt programvara . Saker du behöver
Microsoft Office 2007 och Adobe Acrobat
eller
ScanToPDF programvara
Visa fler instruktioner
Format Rapport Använda Microsoft Office 2007
1
Formatera rapport med så få separata bitar av Office-programsvit som möjligt . Till exempel , om du har en eller två PowerPoint-bilder men många sidor text , kan du infoga bilder i ett Word- eller Publisher dokument . Exportera varje bild som en JPG-fil , och sedan placera dem på en tom sida i Word eller Publisher dokument . Kopiera en tabell från Excel och placera den i ett Word- eller Publisher dokument på ett liknande sätt .
2
Plan ut hela dokumentet . Bestäm vilka sidor kommer att gå där , oavsett om de behöver sidnummer , och orienteringen av varje sida . Detta kommer att hjälpa dig att bestämma hur många PDF- filer behöver du . Om du behöver en innehållsförteckning , format som nära början av den första Word eller Publisher -fil .
3
I varje del av Office som du använder , spara rapporten utdata som PDF fil. I Access , Excel , Powerpoint och Word , gör detta genom att klicka på " Microsoft Office " -knappen i det övre vänstra hörnet ( rundan med en färgad logotyp ) . Välj " Spara som " i menyn och välj PDF . Skriv in filnamnet och se till att filen sparas på den plats du föredrar . Om en del av rapporten skapades i InfoPath , OneNote eller Publisher , leta efter " Publicera som PDF " eller " Exportera till " i Arkiv-menyn och se till att du sparar filen som en PDF- typ .
4
ut varje PDF-fil och ordna sidorna i den ordning du behöver . Detta är ett valfritt steg , men det är alltid bra att skriva ut en fil och korrekturläsa det innan du sparar den sista kopian och distribuera den elektroniskt .
5
Använd Adobe Acrobat för att gruppera de PDF-filer till en fil . Om du har Acrobat 9 eller högre , kan du skapa en grupp av filer som blir en PDF-fil med PDF Portfolio -funktionen .
Använd ScanToPDF att formatera ett PDF-dokument
6
Skriv ut dokumentet med en hög kvalitet skrivare , minst 300 punkter per tum ( dpi ) . Om du har en färgskanner , måste du skriva ut i färg om du vill att din PDF-fil att innehålla färg .
7
Montera dokumentsidor i ordning.
8
Run ScanToPDF ( se länk i Resources att ladda ScanToPDF ) . Klicka på " Scan " -knappen för att skanna sidorna . Kontrollera inställningarna för sökningen är inställda på minst 300 dpi . Högre inställning resulterar i en bättre bild men kan bromsa skanning ner för mycket . När sidorna har skannats , kommer de att visas som miniatyrer på vänster sida av ScanToPDF programfönstret .
9
Ordna miniatyrer i den ordning du vill , om de inte redan är i rätt ordning . Du kan titta på större versioner av varje sida för att se till att var och en är ren och korrekt om du vill .
10
Klicka på " Spara " för att spara PDF-filen .
