Microsoft Word dokumentkoppling funktion gör ett standardbrev eller email noterar mer personlig genom att lägga in information från en datakälla . Använda dokumentkoppling skapar en datoranvändare ett huvuddokument med platshållare för personlig information . Detta dokument är sedan slås ihop med en datakälla , t.ex. ett kalkylark eller en kontaktlista . Du kan använda en befintlig data som listan eller skapa en i dokumentkopplingen . Om du inte har gjort en dokumentkoppling tidigare , är en bra början för att använda Microsoft Word -guiden Koppla dokument . Instruktioner
1
Öppna Word och ett tomt dokument eller en bokstav som du vill använda för huvuddokumentet . Klicka på " Utskick " fliken , och klicka sedan på " Starta Koppla dokument " på Starta koppling av dokument grupp .
2
Klicka på " Steg för steg -guiden Koppla dokument " längst ned i drop -down menyn . Den åtgärdsfönstret Koppla dokument visas till höger i huvuddokumentet . Klicka på knappen för den typ av dokument du vill skapa , till exempel ett brev eller e-postmeddelande . Klicka på " Nästa " längst ned i åtgärdsfönstret när du klickar på knappen . Som standard , är ett brev vald .
3
Klicka på alternativknappen för huvuddokumentet typ , såsom det dokument du befinner dig i eller ett befintligt dokument . Klicka på "Nästa " när du gör ett val .
4
Klicka på den typ av datakälla i listan Välj mottagare åtgärdsfönstret . Välj bland ett befintligt kalkylblad eller Outlook kontaktlista , eller skapa din egen uppgifter listan . Om du väljer en befintlig lista , klicka på " Bläddra "-länken i åtgärdsfönstret och navigera till den fil du vill använda . Om du väljer listan Outlook-kontakt , klicka på " Välj mappen Kontakter , " välj sedan namn och adresser som du vill inkludera i huvuddokumentet . Om du bestämmer dig för att skapa din egen lista , klicka på " Skapa "-länken i åtgärdsfönstret för att få upp en ny ruta Adress dialogrutan så att du kan göra en data- lista . Klicka på "Nästa " när du har valt din datakälla .
5
Skapa huvuddokumentet . I åtgärdsfönstret hittar du platshållarfält att lägga till i dokumentet . Platshållare eller fält är den personliga informationen dokumentkopplingen hämtar från datakällan . Du kan placera olika platshållare var du vill inkludera en personlig touch . Många viktiga handlingar inkluderar fält för hälsningen linjen , t.ex. " Kära James Smith , " " Att Mr Smith " eller adressen till den person som du skriver . Klicka på "Fler objekt" för att se fler platshållare för att lägga till i dokumentet . När du är klar med dina viktigaste dokument , klicka på "Nästa ".
6
Förhandsgranska bokstäverna med fälten från datakällan . Klicka på vänster eller höger pilar i åtgärdsfönstret för att flytta från bokstav till bokstav . Klicka på " Föregående " för att rätta till eventuella misstag eller " Next " för att avsluta sammanslagning dokumenten .
7
Klicka på " Print " för att skriva ut de kopplade dokumenten , eller du kan individualisera standardbrev ytterligare genom klicka på " Redigera enskilda bokstäverna " länken .
