Spreadsheets är ett perfekt sätt att hålla reda på kontaktinformation . Istället för att skriva in adresser i en traditionell adressbok , skapa en adressbok i Microsoft Excel för att lagra den här informationen . Ha en adressbok i Excel kan du enkelt lägga till och ta bort information och hålla allt väldigt organiserat . Använda ett Excel adressbok är också det första steget i att starta dokumentkoppling för att göra adressetiketter , brev och kuvert . Skapa en adressbok i Excel kräver två grundläggande rutiner : inrätta lämpliga kolumner och ange informationen . Instruktioner
1
Öppna Microsoft Excel . Den nya kalkylblad som visas är en serie av tomma celler .
2
Markera kalkylbladet , inklusive de celler som innehåller kolumnrubriker . I den gruppen Definierade namn på fliken Formler , välj " Definiera namn " och skriv in ett namn på listan . Till exempel inrätta en adressbok för personligt bruk , märkt " Personligt ", och en för yrkesmässig användning , märkt " Business , " titeln kan du skilja dem från varandra . Använd verktygen på formateringspaletten till djärva titeln och göra typsnittet större .
3
Ställ in kolumner för adressboken . Använd följande kolumnrubriker : namn, adress , stad, stat , postnummer , telefonnummer , faxnummer och e-postadress . Ange dessa rubriker i kolumnerna A till H , respektive. Din information är mycket lättare att läsa när allt är i en separat kolumn .
4
Markera raden med kolumnrubriker genom att klicka på radnumret finns till vänster . Center och djärva kolumnrubriker med hjälp formateringspaletten .
5
Ange information i varje kolumn . Detta kan ta tid , men du bara behöver ange allt i Excel en gång , efter det, du bara måste lägga nya människor och uppdatera information . Om du saknar vissa bitar av information , helt enkelt lämna cellen tom . Var noga med att använda två bokstäver post förkortningar för stater .
6
Formatera texten i postnummer kolumnen . Markera kolonn ( men inte kolumnrubrik ) . Klicka på vad du har markerat och välj " Formatera celler . " I fliken Tal , klicka på " Special " i " kategori " rutan . Klicka på " Zip Code " eller " Zip Code +4 " i " Type " rutan . Klicka på " OK . " Detta kommer att göra alla ZIP -koder ser likadana ut .
7
Formatera texten i Telefonnummer kolumnen . Markera texten i kolumnen , med undantag för kolumnrubrik . Klicka på den och välj " Formatera celler . " I fliken Tal , välj " Special " från " kategori " rutan . Klicka på " telefonnummer " i " Type " rutan . Klicka på " OK . " Alla telefonnummer kommer att formateras på samma sätt .
