Microsoft Excel är en bekväm och enkel att använda program som är en del av Microsoft Office- programsvit . Du kan använda den för att skapa olika blanketter , bland annat fakturor för att presentera för dina kunder om du är en leverantör eller tillverkare . Det finns ett mycket enkelt sätt att skapa en faktura för ditt företag med hjälp av Excel och Microsoft mall webbplats . Samla kunddata
Det första steget för att skapa din faktura i Excel är att samla in och lista information om dina kunder . Detta inkluderar företagets namn , kontaktperson , fullständig adress för bolagets leverantörsskulder avdelning och telefonnummer . Du måste också tilldela kunden ett identifieringsnummer serie som du kan använda för alla fakturor . Till exempel kan den första fakturan nummer i serien för en kund vara 32800001 --- de tre första siffrorna ( 328 ) är din " kund -koden " för företaget , och " 1 " representerar det allra första fakturan . Fortsätt serien med 2 , 3 , och in i oändligheten för varje faktura du får . Du kan lagra denna information för varje kund i en databas eller en enkel Microsoft Word-dokument .
Ladda fakturamall
Nästa steg är att ladda ner en faktura mall från Microsoft mall webbplats ( se " Resurser " för en direkt länk ) . Det är mycket bekvämare än att försöka tillverka en proffsig faktura på egen hand . Bläddra fakturan stilar och välja en som fungerar med Microsoft Excel . Se till att fakturan innehåller en formel för att beräkna ordersummor automatiskt så att du inte behöver göra det själv . Välj mallen , ladda ner den till datorn och extrahera filerna . Fakturan kommer att öppna i Excel .
Ange information
När du har din fakturamall öppen , omedelbart in ditt eget företag information, inklusive din adress , telefonnummer , faxnummer och logotyp . Sedan spara den till din dator i en mapp som heter "Fakturor ". Nu kan du börja mata in information om din första kund i fakturan från den information som du samlat tidigare . Skriv in kundens namn och adress i " Bill till " eller " Kund "-avsnittet . Ange datum om det inte uppdateras automatiskt . Sedan leta efter den " Fakturanummer " sektionen och skriv in det första fakturanummer för den kunden . Ange i produktbeskrivningen , kvantitet , utökad pris och fraktkostnad . Kontrollera att fakturan lägger upp det totala korrekt . Inkludera kundens inköpsorder ( PO ) på fakturan också, så att han kan referera till ordning . Döp filen med fakturanumret ( t.ex. 32800001.xls ) så att du kan hänvisa till det snabbt .
Varje gång du har en ny faktura att skickas till kunden , ändra fakturanummer , ordernummer datum och produktinformation , namnge den med den nya fakturanummer , och sedan spara den till din " Fakturor " mappen Addera
.
